Excelでの顧客管理から脱却！来店履歴や顧客セグメントに合わせたメールマーケティングが可能に

当社は、屋内で簡単にゴルフが楽しめるゴルフシミュレーターの販売を行っています。ゴルフバーやフィットネスジムなど約200店舗に導入されているほか、昨今は個人宅への導入も増えています。また、インドアゴルフ練習場「ドライビングレンジ日比谷」の運営や、スイング動画視聴やスコア管理が行えるオンラインサービス事業も展開しています。

当社はWEBCAS CRMを、「ドライビングレンジ日比谷」の顧客管理ツールとして利用しています。具体的には、WEBCASで顧客情報を登録・更新するためのデータベースと、来店履歴や売上情報を管理するデータベースをそれぞれ作成し、各データベースの情報を会員IDで紐づけられるようにしています。

顧客情報、来店履歴、売上情報のすべてをExcelで管理しており、それを毎日メールに添付して本社に送っていました。しかし、顧客情報をメールでやりとりするのはリスクがありましたし、大量のデータや計算式が入力されていたためExcelの容量は8MBを超えており、ファイルを開くのにも相当な時間がかかっていました。さらにExcelにはお客様のメールアドレス情報も入力されていましたが、「ただ溜まっていくだけ」という状態になっており有効活用できていませんでした。

そこで、「まずはExcelでの煩雑な運用から脱却し、安全な環境で顧客情報を管理したい」、そして「将来的にはメールマーケティングなどのCRM施策にも取り組みたい」と考え、それらが叶えられるシステムの導入を検討することにしました。

協力会社様から紹介いただいたシステムと、自社でピックアップしたシステムを合わせて5つほどの製品を比較検討しました。当社はシステム導入にあたり以下5つの要件を求めていたのですが、比較検討したシステムの中でこれらの要件を満たしていたのはWEBCASだけでした。

来店履歴や売上情報は、日次および月次でレポートにまとめているため、蓄積されたデータをCSVファイル等でエクスポートできることが条件でした。WEBCASは必要な項目や期間を自由に選択してデータをエクスポートできたため、これなら問題なく運用できると考えました。

お客様の個人情報は何よりも大切な財産なので、情報漏洩やデータの破損が決して起こらないようセキュリティがしっかりしている安全な環境に預けたいと考えていました。当店では個人情報をクラウドで管理するのは初めてでしたが、エイジア（現WOW WORLD）の営業の方にシステムの安全性を細かく説明していただき、「これなら問題ない」と判断できました。また、WEBCASのクラウドサービスは大手企業の導入実績も豊富だったため、その点も安心材料になりました。

目先の目標はExcelでの顧客管理から脱却することでしたが、将来的にはメールマーケティングなどのCRM施策にも取り組む方針でした。そのため、できればメール配信機能が付属しているシステムが望ましいと考えていました。WEBCASは、データベースに蓄積された顧客情報を元に様々なメールマーケティングが行えるシステムだったので、将来的にも活用の幅が広がると思いました。

当店には学生のアルバイトスタッフが多く在籍しているため、誰でも簡単に使えるシステムを求めていました。導入前に操作性を確認したかったのでWEBCASのトライアル環境を試用しましたが、管理画面の構成がとてもシンプルで、データの登録や修正も迷わず行えることがわかりました。

以上の理由から、WEBCASの導入を決めました。

「個人情報を安全な環境で適切に管理する」という当初の目的を達成できたことはもちろん、Excelでの管理に比べると効率は格段に良くなりました。具体的な導入効果について説明します。

当店の閉店時間は平日が23時、土日祝日は22時なので、以前はこの時間を過ぎないと当日の売上がわかりませんでした。WEBCAS導入後は管理画面にアクセスするだけで「現時点の売上」がわかるようになったため、店舗の状況をリアルタイムに把握し、ある程度の売上予測を立てることも可能になりました。今後は、たとえば夕方の時点で売上が少なければ来店促進のキャンペーンを行うなど、臨機応変に対応できるようになると思います。

月次レポートを作成する際、これまでは全データが入っているExcelファイルを開き、フィルタ機能で該当月をソートして集計を行っていました。現在は必要な期間のデータだけをWEBCASから抽出できるようになったので、レポート作成がラクになりました。

はい、これから本格的にメールマーケティングに取り組んでいきます。新規で来店されたお客様には「メールアドレスの記入」を任意でお願いしているのですが、意外なことに多くのお客様が記入してくださり、現在700件ほどのメールアドレスが集まっています。

実はすでにメール配信の準備は整っており、近々新規会員のお客様に「翌月までに再度来店いただくとドリンク1杯プレゼント」というキャンペーンメールを送ることが決定しています。今回は対象ドリンクの写真をメールに表示したかったことと、開封率を取得したかったことから、WEBCASの専用エディタを使ってHTMLメールを作成しました。

今後もお客様にとってお得な情報をメールでお知らせし、来店促進を図っていきたいと思います。引き続きよろしくお願いいたします。