取引先企業様向けアンケートを紙からWebに切り替え、大幅な業務効率化を実現

食品事業における取引先企業様へのアンケートを行うため、WEBCASを1ヵ月間スポットで利用しました。アンケートフォームをWEBCAS formulatorで作成し、アンケートの回答依頼メールをWEBCAS e-mailで一斉配信しました。

ロイヤルグループでは、食品会社や資材会社をはじめとする各お取引先様と透明・公平・公正な取引を遂行するため、「購買基本方針」を制定しコンプライアンス（法令遵守）の徹底に取り組んでいます。今回のアンケートでは、グループの購買活動について広く意見を求め、遵守状況を確認しました。

はい。ただ、以前は封書で紙のアンケートを実施していました。しかし、発送や集計に多くの手間がかかるため100社程度に回答をお願いするのが精一杯でした。今回「より多くのサンプルを集めて現状を正しく把握したい」という声が社内で上がったため、運用を効率化すべきだと考えアンケートをWebで実施することにしました。

運用が大幅に効率化しました。Webに移行したメリットをいくつかご説明します。

1.アンケートの集計作業がラクになった
これまでは紙で集めたアンケートをExcelに手入力して集計していたため、多くの労力と時間がかかっていました。今回のWebアンケートでは回答結果がシステムに自動で溜まっていくため、以前のような入力作業は不要になりました。また、WEBCASは回答データをCSVでダウンロードできるので、それを少し加工するだけで社内へのレポートがスピーディーに作成できました。

2.リアルタイムに結果がわかるようになった
WEBCASの管理画面上でアンケートの回答状況がリアルタイムにわかるため、「現在どのくらい回答が集まっているか」「回答の傾向はどうか」という途中経過がわかるようになりました。

3.リマインドメールが簡単に送れるようになった
紙のアンケートでは回答を促す再度のご依頼は差し上げていませんでしたが、WEBCASでは回答状況を確認しながらリマインドメールが送信できる機能があったため、こちらを活用しました。

正直私共も当初はその懸念を抱いており、回答率は皆様にご協力いただいたとしても60％程度に留まると予想していました。しかし、最終的には81％という高い回答率となり大変驚いています。紙のアンケートと比べて回答率はむしろ向上し、締切日間近にリマインドメールを送ったことも、回答率向上に大きく役立ちました。

まずはインターネットで検索し、複数社様のアンケートシステムを比較検討しました。

初心者でもアンケートを簡単に作成でき、コストも適正だったからです。また、すぐに導入ができ、1ヶ月単位で利用できることも魅力でした。今回は、アンケートの運用をできるだけ効率化することも目的のひとつだったため、「負荷なくアンケートが作れること」「スピーディーに実施できること」を重視しており、WEBCASならそれが叶えられると確信したため採用を決めました。

いいえ、当初メール配信システムの導入予定はありませんでした。しかし300件以上の取引先企業様にアンケートURLを1件ずつメールで送るのは現実的ではないと考え、WEBCASのメール配信システムをあわせて利用することにしました。アンケート対象者の方に一括で告知できたことはもちろん、リマインドメールを送る際にも活用できました。

また、御社に初めて資料請求と問い合わせをした際には、すぐに営業の方が説明に来て下さいました。当社が使いやすいよう、あらかじめテンプレートを入れていただいたので設定も短時間で終わり、利用を決めてから7営業日目にはアンケートの回答依頼を終えていました。おかげで1ヵ月間でシステム導入からアンケート回収、社内への調査結果報告が完了しました。このスピードで一連の業務が完了できたことに大変感謝しています。

取引先企業様向けアンケートは今後も定期的に実施する予定ですので、その際には再度WEBCASを利用したいと考えています。その他の調査にも機会があれば利用してみたいですね。