ふるさと納税の寄附者に、「寄附金の使途報告メール」を一斉配信

北秋田市は、世界遺産である白神山地の麓に位置する、秋田県内で2番目に面積が広い市です。“花の百名山”に数えられる「森吉山（もりよしざん）」や、落差約90メートルの「安の滝（やすのたき）」をはじめとする豊かな自然に囲まれています。市内にある大館能代（おおだてのしろ）空港は東京から約70分とアクセスも良好です。市内には秋田県内を南北に縦貫する「秋田内陸縦貫鉄道」というローカル線が走っており、秋田新幹線の角館駅から終点の鷹ノ巣駅まで、約100kmの田園風景をお楽しみいただけます。

北秋田市では、現在「ふるさとチョイス」「ANAのふるさと納税」の2つのポータルサイトを利用し、ふるさと納税の寄附金を受け付けています。最も人気が高い返礼品は「あきたこまち」ですが、そのほかにも「きりたんぽ」や「比内地鶏」を使った加工食品、「秋田八丈」という伝統的な絹織物のネクタイや反物、マタギが使う万能の山刀「ナガサ」など、秋田ならではの特産物に多くのお申し込みをいただいています。

ふるさと納税制度を使って寄附してくださった方々に、寄附いただいたお礼と「寄附金の使途報告」をメールで送るためにWEBCASを利用しました。

北秋田市では毎年、「寄附金をどのような事業に使ったか」という以下のような報告書（PDF）を市のWebサイトにアップしています。

今回は、こちらのPDFにアクセスするためのURLをメールの本文に記載し、寄附いただいた方々にWEBCASで一斉配信しました。

はい。これまでは、すべての寄附者の方に封書で使途報告書を郵送していました。
Webサイトにアップするだけではなかなか見ていただけないので、「一人ひとりのお手元に情報を直接届けたい」というのが私共の考えで、この活動はふるさと納税制度がスタートしてから毎年続けてきました。

目的は業務の効率化です。近年はありがたいことに寄附者の数が増え、年間1,000件を超えるようになりました。しかし、それと同時に使途報告書の郵送業務が負担になってきました。郵送の場合、「印刷する」「機械で紙を折る」「封入する」「封をする」「宛名のラベルを貼る」といった作業が発生しますが、これを1,000件以上こなすには、3～4名の職員が約2時間かかりきりで作業する必要がありました。さらに、北秋田市では今後寄附数／寄附額をさらに増やしていきたいと考えていたため、デジタル化して業務効率を上げるべく、メールでの運用に切り替えることにしました。

信頼しているシステム会社の方が、複数のメール配信システムをインターネット等で調査してくださいました。そして「機能や操作性、セキュリティにも申し分がなく、自治体での導入事例が豊富」という理由で紹介いただいたのがWEBCASでした。その後は実際にエイジア（現WOW WORLD）の営業の方とお話しし、オンラインでデモを見て「このシステムなら使いやすそう」と感じたため、利用を決めました。

また、北秋田市ではメール配信システムを利用するのが初めてだったので、実のところ「本当に1,000件以上のメールをスムーズに配信できるのか」「メールを送ることで寄附者の方にご迷惑をおかけすることにならないか」「配信設定を間違えるなどオペレーションミスが発生しないのか」など、様々な不安がありました。そのため、まずはテストという形でシステムを導入し、問題がなければ今後も必要に応じて利用していきたいと考えていました。WEBCASはインターネット経由で気軽に利用でき、1ヵ月単位での契約が可能だったので、今回のようなテスト利用に適していました。

WEBCASの使い勝手については全く問題ありませんでした。1,000件以上のメール配信もスムーズでしたし、今後配信を希望されない方の管理もきちんと行えるのが良いと思いました。

また、これまでは3～4名の職員が約2時間かけて封入作業を行っていたとお伝えしましたが、今回WEBCASを使ったところ、私一人が10～15分程度作業するだけで完了しました。郵送からメール配信に切り替えることで、大幅な業務効率化を実現できることがわかりました。

「報告ありがとうございます」や「今後も応援しています」など、温かいご返信を何通かいただきました。まさか返信が来るとは思っていなかったので、とても嬉しかったですね。また、当初懸念していた「メール配信に対するマイナスなご意見や苦情」は1件も寄せられませんでした。

今回はWebサイトにアップした使途報告書（PDF）へのリンクをメール本文に記載していたため、そちらのクリック率をWEBCASで取得したのですが、約9％の方がクリックしてくれたことがわかりました。エイジア（現WOW WORLD）さんによると「一般的なメルマガの平均クリック率は2～3％」だそうなので、比較的良い数字だったのかなと安堵しています。

特に不便はなかったです。PCで同じ画面を見ながらリアルタイムに解説していただけたので、WEBCASの操作方法もよくわかりましたし、本当に対面でお話ししているような感覚でした。

今回はテスト運用ということでWEBCASを短期利用してみましたが、スムーズに運用できましたし、郵送からメールへの切り替えには大きなメリットがあることがわかりました。「寄附金の使途報告」は年に1回は行う業務なので、来年もまたWEBCASでメールを配信したいと考えています。また、今後は新しい返礼品が出た際にメールでお知らせするなど、寄附いただいた方とのコミュニケーションツールとしても活用できればと検討しています。今後ともよろしくお願いします。