セブン銀行ATMの定期清掃・定期点検のご案内メールをWEBCASで配信。導入の決め手は「同一アドレスに複数配信できること」

セブン&アイ・ホールディングスのグループ会社であるセブン銀行は、セブン-イレブンやイトーヨーカドーをはじめ、駅や空港、ショッピングセンターなど様々な場所にATMを設置する事業をメインに展開しています。現在、国内に25,000台以上のATMを設置しており、提携金融機関は600以上、年間のATM総利用件数は約8億件にものぼります。

さらに、米国セブン-イレブンの店舗に約8,000台、インドネシアの商業施設などに約120台のATMを設置するなど、国内に限らず国外においてもATMネットワークの拡大を進めています。

2019年9月からは、スマートフォンとの連携を強化し、より便利に、より安心して利用できる新型ATM「ATM+（プラス）」（第4世代ATM）の提供を開始しました。「ATM+」は、高性能カメラを使った顔認証およびスキャナーによる本人確認書類の読み取りなど、これまでになかった新しい機能を多数搭載しています。

セブン＆アイグループを除くATMを設置している施設・建物の管理会社様に、セブン銀行ATMの定期清掃・定期点検のご案内メールを一斉配信するためにWEBCASを活用しています。

具体的には、WEBCASで「定期清掃用」と「定期点検用」の2種類のメール配信用データベースを作成し、各データベースに登録したデータを参照してメールを配信しています。それぞれのデータベースには「ATM名称」「管理会社名」「担当部署」「送付先メールアドレス」「作業日時」などの項目を設けて情報を管理しており、メールを送る際は作業予定日をキーにして配信対象先を抽出しています。ご案内メールは、毎月1回配信しており、1回あたりの配信通数は最大で1,000通程度です。メール本文にはデータベースで管理する項目を差し込んで配信しています。

お客さまに気持ちよくお使いいただけるよう、日常清掃はATM設置先にも協力いただいておりますが、当社としても状態確認等の意味も含め、定期的に清掃しています。 また、万一の故障を未然に防ぐために点検・交換作業も行っています。

はい。以前は他社のメール配信システムを利用していました。しかし、そのシステムは同一のメールアドレスに対して一度に1通しかメールを送ることができない仕様でした。のちに調べてわかったことですが、多くのメール配信システムは、同じメールの重複配信を防止するため、「1メールアドレス：1配信」を前提としているようです。しかし、当社はこの仕様がネックとなって、業務に大きく支障をきたしておりました。

具体的に説明しますと、メールの送信先である施設・建物の管理会社様は、以下のように複数のATMを管理している場合がよくあります。

当社としては各ATMの清掃・点検作業日時をメールで一斉に案内したいのですが、管理会社の送付先メールアドレスが同一のため、A店の情報は配信できてもB店、C店の情報は一斉配信できないという状態でした。そのため、B店、C店の情報は手作業で配信するという非効率な作業をせざるを得ませんでした。

そこで、これらの問題点を早急に解消したいと考え、メール配信システムを切り替えることにしました。

前述したように、「同一アドレスへの複数配信ができる」ことがシステム選定時の必須条件であり、この条件を満たしたのがWEBCASだったためです。WEBCASは「メールアドレス」以外の項目を主キーとして設定できる仕様で、これにより同一アドレスに異なるメールを一斉配信することが可能だということでした。今回、複数の他社システムを調査しましたが、この運用を実現できるシステムはなかなか見当たりませんでした。

このほか、以下4点もWEBCASを採用するポイントとなりました。

（1）データベースの作成がとにかく簡単
データベース作成機能が使いやすく、とても気に入りました。トライアルで操作マニュアルを見ながら各種設定を行いましたが、手順が詳細に書かれており大変わかりやすかったです。また、システム全体がシンプルな設計なので誰でも使いやすく、担当者が異動などで変更になった場合でもWEBCASなら問題ないと思いました。

（2）オペレータ権限・承認フロー設定が可能
オペレーションミス等を防止するため、（１）システム管理者、（２）メール配信の承認者、（３）メール作成・配信の担当者、という役割に分けて運用したいと考えていました。WEBCASはオペレータごとの権限管理機能や承認機能が搭載されており、私たちが希望する運用を実現できることがわかりました。

今後はWEBCASで「担当者変更用フォーム」も作成したいと考えています。 管理会社のご担当者様によっては、連絡先として社内グループメールアドレスではなく個人用メールアドレスを登録されている方もいらっしゃいます。個人宛にご案内メールが送付されている場合、担当者が人事異動や退職等で窓口が変更となる度に当社への問い合わせが発生します。

現在利用している「WEBCAS CRM」は、データベース作成やメール配信のほかにWeb登録フォームの作成ができるということですので、担当者変更がある場合には、担当者様がWEBCASにて連絡先の変更を申告できれば双方にとってより便利になるのではないかと考えています。

引き続きご支援よろしくお願いいたします。