イベント入場制限のため、複数申込者の名前を差し込んだ当選通知メールを配信

イベントの当選通知メールを配信するためにメール配信システム「WEBCAS e-mail」を活用しました。

今回のイベントは会場を４つに分けて開催しました。各会場は一度に最大4名までの申し込みが可能で、「インターネット応募」と「はがき応募」を合わせて、3,000名以上の方に申し込みいただきました。その中で、インターネット応募された約300名の当選者に対して当選通知メールを配信しました。

通常のメールソフトからメールを配信することに不安を感じたからです。

これまでも、別のイベント参加者向けにメールを送っていましたが、配信数が少なかったため、通常のメールソフトのBCC機能で問題なく運用できていました。

ですが、本イベントの当選メールは、配信数が多いことに加え、クライアントからの強い要望で、代表者だけでなく同伴者全員の名前をメールに記載する必要がありました。理由は、新型コロナウイルス拡大防止の観点から申込者以外の入場を抑止するため、そして申込された方が「自分は参加してよいのかわからない」と不安にさせないためです。

もしこの当選メールを手動で送るとしたら、内容が異なる数百通ものメールを作成することになり、膨大な時間がかかるだけでなく、操作ミスや誤配信が発生しやすくなります。特に今回のイベントは県の一大イベントで注目度も高かったことから、誤配信、個人情報漏洩などのリスクは何としても回避する必要がありました。そこで、これらの問題を解決できるメール一斉配信システムを導入しようと考えました。

まず、インターネットで検索して、検索結果から複数の業者を比較しました。中でもWEBCASは多くの官公庁や大手企業に導入されており、信頼のおける製品だと考えました。すぐに電話で問い合わせし、以下3点の理由で導入を決めました。


（1）参加人数に応じてメールを送り分けることが可能
先ほど申し上げた通り、当選通知メールには、代表者と同伴者全員の名前を本文に差し込んで配信する必要がありました。

営業担当の方には、「WEBCASは、あらかじめ配信リストに【申込人数】と【申込者全員の名前】を項目として用意しておけば、1回のメール配信で申込人数別にコンテンツを送り分けることができ、複数名のお名前をもれなく差し込める」とご説明いただきました。これなら当社が希望している運用が実現できると思いました。

（2）月単位で契約できる
今回は、このイベントの当選通知メールにのみ利用する前提でした。WEBCASは1か月間限定の契約が可能なので、運用コストが抑えられると考えました。


（3） 営業担当の丁寧な対応
すぐWEBCASを使いこなせるか不安でしたが、営業担当の方は「配信リストとメールの文面さえご用意いただければフォローさせていただきます」と言ってくださったのが心強かったです。問い合わせ時には丁寧に対応いただけましたし、複雑な質問をなげかけても、すぐ社内で確認して即日回答いただくなど、常に誠実な姿勢に信頼がおけました。やり取りは電話とメールのみでしたが、安心して導入を決めることができました。

予定通り、対象者全員に当選をお知らせすることができとても満足しています。
今回、イベント開催までのスケジュールは、

2021年3月下旬：イベント運営事務局を立ち上げ
同年4月 1日：WEBCAS導入
同年4月15日：当選通知メール配信
同年4月下旬：イベント開催

というタイトなもので、事務局では4会場すべての応募受付業務と当選通知業務を実施しなければなりませんでした。WEBCASを導入して15日間でメールを配信することができるのか不安でしたが、営業担当の方のフォローもあり配信設定にかかった時間は1時間程度でした。

なお、今回のイベント事務局スタッフは私以外に2名おり、WEBCASの作業もお願いしていたのですが、「こんな便利なシステムがあるんだね」「手入力して送るよりはるかに楽だね」と好評でした。

コピー機能が便利です。今回は4会場分の当選メールを配信しましたが、1つの会場のメールをコピーして、残りの会場のメールを作成しました。この運用ならメール作成作業は1回で済み、何度も同じ作業を繰り返すことによるミスもなくなるので、素早く安全に設定することができました。

それから、エラー／配信分析機能も良かったです。今回配信した約300通のうち11通がエラーになったのですが、エラー分析機能で調べたところ、受信者側のドメイン拒否およびメールアドレスの入力間違いによるエラーだとわかりました。これら11名の方にはメールが届けられないため、直接電話で当選連絡を行いました。それ以外の方にはメール到達が確認できたので、問合せが来ても「15日○時〇分にメールが届いているはずです」と自信を持って回答することができました。

普通のメールソフトでは運用に支障が出そうな規模、たとえば50名以上の方にメールを配信しなければならないシーンではぜひWEBCASを活用したいと思っています。

今回は、WEBCASを単発で利用しましたが、導入から配信作業まで一貫してスピーディに行えましたし、当社が希望する運用は全て実現できて、無事にイベントを終えることができました。今後も宮崎県の自治体様や企業様とタイアップしたイベントを企画・運営して行く予定ですので、引き続きサポートをよろしくお願いいたします。