高いセキュリティ下で、すべての従業員がWebアンケートやフォームを作成できる体制へ。扱うデータの機密レベルに応じて管理権限を割り当てる運用とは

従業員向けのコンプライアンス通報受付フォームや、社内セミナー開催後のアンケート、インボイス制度への対応状況を確認する取引先向けアンケートなど、情報や意見を集めるための窓口として多様な用途で活用しています。社内の必要な手続きを踏めば誰でもWEBCASでアンケートやフォームが作れる体制になっています。

当社は現在、WEBCASでアンケートを5つまで同時に公開できる契約をしているのですが、情報システム部が全体の管理をしており、従業員はグループウェア上でWEBCASの空き状況を確認して利用申請するフローになっています。申請時には「どんな内容のアンケートを作る予定か」「利用期間はいつからいつまでか」「機密情報は扱うか」などの確認をしており、内容を精査した上で情報システム部がWEBCASにログインするためのアカウント情報を渡しています。
アカウント情報を受け取った従業員はWEBCASにログイン後、アンケートやフォームを自分自身で作成・公開します。そして、終了時にはWEBCASに搭載されているデータのダウンロード機能や、デザイン・設問のダウンロード機能などを活用して必要な情報のバックアップを取り、作成したアンケートやフォームを削除するという流れです。

当社では、アンケートで取得するデータの機密レベルに応じて運用を分けられるよう、WEBCASの「グループ分けの機能」を使ってシステムを3つの部屋に分割しています。3つのうち2つは独立ルーム、残りの1つは共有ルームという体裁で、どの部屋に割り当てるかはアンケートやフォームの利用目的に応じて情報システム部が判断しています。

この方法なら、割り当てられたグループ以外のアンケートは閲覧できないため、情報流出リスクに備えることができます。たとえば「コンプライアンス通報受付フォーム」はWEBCASの利用を開始してから常時公開しているフォームなのですが、ここで取得するデータは取り扱いに細心の注意を払う必要があるため、独立ルームで運用しています。

さまざまな部署で利用されていますが、特に人事や総務、財務、経理、サステナビリティ関連の部署、加えて製品開発部門での利用が多いです。5フォームのうち常に8割程度が稼働している状態です。

以前は、当社が利用しているグループウェアに付属しているアンケート機能で、私たち情報システム部がアンケートやフォームの作成をおこなっていました。各部署から「こんなアンケートを実施したい」という要望が情報システム部に寄せられ、その都度メンバーで手分けしながら通常業務の合間に作成していました。

ところが、次第にアンケート作成の要望が増え、対応する余裕がなくなってきました。さらに、グループウェアに付属しているアンケート機能という特性上、社外向けアンケートや匿名アンケートを作成できないという悩みもあり、すべての要望に応えるのが難しくなってきました。

また、以前はコンプライアンス通報の受付窓口が電話とメールしか用意されていなかったため、従業員が抵抗なく連絡できるようなWebフォームを設けたいという声も社内からあがっていました。

そこで、「社内アンケート」「社外アンケート」「記名アンケート」「匿名アンケート」など、さまざまな用途に対応したアンケートやフォームを簡単に作成できるシステムを探すことにしました。

前述した悩みを解決できることはもとより、「システムのセキュリティが高く情報管理体制が整っているか 」、「扱うデータの機密レベルに応じて管理権限を割り当てられるか」の2点を条件にシステムを選定しました。協力会社さんと共に複数のシステムを比較検討した結果、WEBCASが最適だと判断し採用を決めました。それぞれご説明します。

当社では、情報セキュリティの観点から無料のクラウドサービスは利用しておらず、有料のサービスを導入する際にも「データが保管されるサーバは国内にあるか」などを細かく確認しています。今回の選定にあたり、WOW WORLDの営業担当の方がシステムのセキュリティ対策や情報管理体制をまとめた資料を用意してくれたためそちらを確認したところ、WEBCASはサーバを設置しているデータセンターが国内にあることに加え、データセンターの物理的セキュリティ対策や監視体制、万が一の事故への対応フローも十分だったため、安心して利用できると判断しました。

従業員自身がアンケートを作成する運用を想定していたため、お客様や従業員の個人情報など機密性が高いデータを扱う場合は担当者以外には見えないようにしたいと考えていました。WEBCASのアンケートシステムにはグループ分けの機能があり、これを使えば当社のやりたい運用が実現できることがわかったので、ぜひ利用したいと感じました。

これ以外にも、アンケートやフォームをノーコードで簡単に作成できる点や、回答状況をグラフや集計表でリアルタイム把握できる点、IDとパスワードの入力でフォームへのアクセスを受け付ける「ログイン認証」機能がある点などに魅力を感じ、採用を決めました。

問い合わせはまったく来ないです！どの部署の担当者も問題なくアンケートを作成できているようで、これまで情報システム部が操作のサポートをしたケースは一度もありません。

WEBCASの導入初期に、WOW WORLDの営業担当の方が私に対してオンラインで操作説明をしてくれたことがあり、そのときに録画した動画を社内に公開しているので、それを見れば誰でもつまずくことなく作成できるようです。とはいえ、ここまでサポートが必要ないとは思っていなかったので正直驚いていますし、本当に使いやすいシステムなのだと実感しています。

WEBCASの使い方は無限大なので、これからも従業員やお客様の声を集めるツールとして有効活用していきたいです。今は3つのグループと5つのフォームで問題なく運用できていますが、もしかすると今後はより細かく管理権限を分けたり、フォーム数を追加したりするケースがあるかもしれません。WEBCASはそのような変更にも柔軟に対応できると聞いているので、安心して継続利用していきたいと思います。

また、当社では別の部署でWEBCASシリーズのメール配信システムも利用しているので、メール配信とアンケートを連携することでより有益な使い方ができないかなど、色々と模索していきたいです。引き続きよろしくお願いいたします。