保護者向けメール配信に活用。データベースを自由に設計できるようになり、運用の幅が拡大

愛知工業大学は、3学部7学科および大学院2研究科を有する工科系総合大学です。1959年の開学以来、「ものづくり」を教育の柱とした実学教育に力を入れています。中部地域だけでなく全国各地から学生が集まっており、卒業生は大手企業や地元メーカーなど、幅広い企業へ就職し活躍しています。少子化が進む中でも、安定した学生数を維持しています。

私たち愛知工業大学後援会は、大学や学生の支援はもちろん、会員である在学生の保護者の皆さまと大学のつながりを深め、会員同士の交流を促すことを目的に設立されました。

年間を通して多岐にわたる活動をしていますが、その中でもメインとなるのが全学年の保護者の皆さまを対象とした懇談会の実施です。懇談会は八草キャンパス、自由ヶ丘キャンパスのほか全国7か所で開催しており、お子さまの学修状況や学生生活の様子について、保護者の方が大学の先生と直接お話しできる機会となっています。懇談会の案内はWEBCAS e-mailでも配信しており、毎年多くの方に参加いただいています。

当会では、保護者の皆さま（会員）への情報発信ツールとして、メール配信システム「WEBCAS e-mail」を活用しています。また、会員情報を管理するデータベースや登録フォームを作成できる「WEBCAS DB creator」もあわせて利用しています。

また、WEBCASでは新規登録フォームだけでなく登録情報の変更や退会手続き用のフォームも作成できるので、これらも有効活用しています。たとえばお子さまの転籍（学科・専攻の変更）や、ごきょうだいの入学に伴う登録情報の更新、卒業時の会員情報の削除なども、それぞれ専用フォームからスムーズに手続きできるようにしています。

WEBCASを導入する前も、別のサービスを利用して保護者向けの情報発信をおこなっていました。しかし、そのサービスが終了することになり、新たなシステムの選定を進めることになりました。教育関連の展示会にも足を運び、さまざまな製品を比較・検討しましたが、多機能なパッケージ製品が多く「保護者へのメール配信を行いたい」という私たちのシンプルな要件に合うものがなかなか見つかりませんでした。

そんな中、インターネットでWEBCAS e-mailを知りました。メール配信機能に加え、会員情報を管理するデータベース機能や会員登録用フォームの作成機能など、私たちが必要とする機能のみが揃っており、実現したい運用にぴったりだと感じました。実際にトライアル環境で操作性を確認したところ、とても使いやすかったため採用することに決めました。

データベースの情報を参照してメールを配信できる点は同じでした。ただ、WEBCASのように自分たちでデータベースを設計できる機能はなく、項目を追加・変更する際にはその都度サービス提供会社へ依頼する必要がありました。
その点、WEBCASでは必要に応じて自分たちでデータベースを柔軟に設計・変更できるため、初めてこの機能を知ったときはとても便利だと感じました。

はい。これまでは、地区懇談会にお申し込みいただいた方へ「〇〇様の個別懇談は11:00～です」といった個別のタイムスケジュールをはがきでご案内していました。しかし、郵送ではお届けまでに時間がかかるため、日にちが迫ってきた際には保護者の方からお問い合わせのお電話をいただくこともありました。
そこで、このご案内もWEBCASを利用したメール配信に切り替えました。これにより、タイムスケジュールが確定次第、保護者の皆さまへ迅速にご案内できるようになりました。

なお、WEBCASでは複数のデータベースを作成できるため、「すべての会員情報」と「懇談会の参加申込者」をそれぞれ管理できるようにし、配信対象を切り分けて運用しています。これにより、必要な方だけに間違いなく案内を配信できるようになりました。
さらに、懇談会の案内はHTMLメールで配信しているため、開封状況を確認できるようになったことも大きなメリットです。未開封の方へのフォローもしやすくなり、より確実な情報提供につながっています。

現在は懇談会の申し込みフォームを別のサービスで作成していますが、WEBCASにもフォーム作成機能があるので、将来的にはそちらへ移行し、運用を一本化できればと考えています。会員情報の管理からフォーム作成、メール配信までをWEBCASで一元管理できれば、さらに業務効率も高められるのではないかと期待しています。今後もサポートをよろしくお願いします。