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トランザクションメールとは?3つの特徴を理解しよう!活用する際の注意点も解説

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トランザクションメールとは?3つの特徴を理解しよう!活用する際の注意点も解説

トランザクションメールとは?3つの特徴を理解しよう!活用する際の注意点も解説

こんにちは。メール配信システム「WEBCAS e-mail」のマーケティングチームです。
今回のテーマは「トランザクションメールについて」です。

トランザクションメールとは、会員登録の完了通知メールやECサイトでの商品購入完了通知メールなど、ユーザーの行動によって自動送信されるメールを指します。この記事ではトランザクションメールを活用したい企業の担当者様に向けて、トランザクションメールの特徴や注意点、効率的に運用するサービスなどをわかりやすく解説します。

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トランザクションメールとは

トランザクションメールとは、ユーザーがとった行動(=トリガー)によって自動送信されるメールのことです。「トリガーメール」や「システムメール」、「通知メール」と呼ばれることもあります。ユーザーのどのような行動に対し、どのようなメールを送信するかをあらかじめシステム側で設定しておくことで、自動的にメールが送られる仕組みです。

ユーザーがとった行動(オンラインでの注文)をトリガーとした自動送信メールの例

ユーザーがとった行動(オンラインでの注文)をトリガーとした自動送信メールの例

ユーザーがとった行動(オンラインでの注文)をトリガーとした自動送信メールの例

マーケティングメールとの違い

トランザクションメールは、メールマガジンやステップメール、ターゲティングメールなど、いわゆる「マーケティングメール」とは性質が異なります。これらのメールはWebサイトへの再訪や販売促進、顧客満足度向上などの戦略に基づいて配信するメールですが、トランザクションメールは「企業からユーザー(顧客)への重要な連絡」として使われるケースが多いです。目的は異なりますが、どちらのメールも顧客との接点を持つための大事なツールといえます。

トランザクションメールの主な種類

次に、トランザクションメールの主な種類を紹介します。

ウェルカムメール(本人認証、会員登録の完了通知など)

ユーザーが会員登録をする際の本人認証や、会員登録の完了通知などに使われます。ユーザーとの最初の接点を持つメールのため「ウェルカムメール」と呼ばれることもあります。会員登録の完了通知では、登録のお礼やサービスの使い方などが記載されているケースが目立ちます。

登録情報の変更完了メール

すでに会員になっているユーザーがマイページなどから登録情報を変更したタイミングで「変更が完了しました」という通知を送ったり、パスワードを忘れたユーザーに向けてリマインダ(再登録用のURL)を送ったりするケースに使われます。また、ユーザーがポイントを利用した際にメールで通知している企業も多く見られます。

サンキューメール

ECサイトでの商品購入やオンラインでのサービスの申し込み、予約受付などが完了した際に、内容を通知するために使われます。企業からのお礼も兼ねているため「サンキューメール」とも呼ばれます。Webフォームから問い合わせをした際や、Webアンケートに回答した際にもこのサンキューメールが送られるケースが多くあります。

オフラインの行動をトリガーとしたメール

トランザクションメールは、オンライン上でのユーザーの行動だけでなく、オフラインでの行動をトリガーとして送信される場合もあります。たとえば、学習塾や放課後キッズクラブなどの入退室管理システムと連携し、子どもの入退室時間をリアルタイムで保護者へ通知するような使い方もあります。

トランザクションメールの3つの特徴

トランザクションメールの特徴は、大きくわけて3つあります。それぞれ解説します。

必ず届ける必要がある

先述の通り、トランザクションメールはユーザーが取った行動に対する自動送信メールのため、必ず届ける必要があります。ユーザー自身が必要としている重要な通知であることも多く、開封率が非常に高いことも特徴です。トランザクションメールが届かないと「正しく受付されていないのでは?」とユーザーに不安を与えてしまいます。

リアルタイム性が求められる

必ず届けるだけでなく、遅延が許されないのもトランザクションメールの特徴です。たとえばパスワードを忘れた会員に向けてリマインダ(再設定用のURL)を送るようなケースでは、メールがなかなか届かないとユーザーに不信感を与えてしまいます。トランザクションメールは、ユーザーのアクション後できるだけ速やかに届くことが求められます。

ユーザーの同意が必要ない

メルマガなどのマーケティングメールを送る際には、「迷惑メール防止二法(特定電子メール法、特定商取引法)」により、事前にメール受信側の同意を取得することが義務付けられています。一方でトランザクションメールは、上記法律で定められている広告・販促目的のメールには該当しないため、原則的にユーザーの同意は不要です。

参考:メールマーケティングご担当者様は知っておきたい!迷惑メール規制二法(特定電子メール法、特定商取引法)対策チェック

トランザクションメールの注意点

トランザクションメールを送信する際には、どのような点に注意すればよいでしょうか。2つのポイントを解説します。

文章は簡潔に伝えたいことをまとめる

トランザクションメールには情報を盛り込み過ぎず、ユーザーに伝えるべき内容をわかりやすく簡潔に伝えることが重要です。スマートフォンであれば1スクロールで読める程度のボリュームが目安です。トランザクションメールの中で、補足的に商品やサービスの宣伝をおこなうことは法律上問題ありませんが、 まずは必要な連絡を冒頭に記載するようにしましょう。

トランザクションメールが確実に届いているか確認する

先述した通り、トランザクションメールはユーザーが必要としている重要なメールであることが多く、このようなメールが届かないと機会損失やクレームにつながってしまいます。

トランザクションメールは「届いて当たり前」と思われがちですが、実は迷惑メールフォルダに振り分けられたり、受信側からブロックされたりするケースが少なくありません。特にdocomoやau、SoftBankなどの携帯キャリア宛のメールや、GmailやiCloudなどのメールサービスは、各通信事業者の迷惑メール対策によって届かない場合があります。

トランザクションメールの到達率を高めるためには、まずは各通信事業者からの 評判(スコア)を高める必要があります。企業側ができることとしては、

  • IPやドメインの評価を下げないような運用をする
  • 適切なエラー処理をする
  • キャリア各社の受信ロジックに合わせ、キャリアブロックを適正に回避する仕組みを構築する
  • IPを多数用意し切り替え対応するなど、IPやドメイン、サーバの監視やチューニングをおこなう
  • などが挙げられます。しかし、このようなメール送信の仕組みを自社で構築するには多くのコストと手間がかかります。そこで、メール配信の専門業者が提供するAPIを活用するのがおすすめです。このようなサービスを活用すれば、トランザクションメールを簡単・確実に届けることが可能です。

    トランザクションメールを送るなら、メール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail」

    当社WOW WORLDでは、トランザクションメールを送信できるメール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail(ウェブキャス リアルタイムメール) をご用意しています。企業が保有するシステムと連携し、ユーザーのアクションやデータ更新などのイベント発生をトリガーとしてメールを1通ずつ即時配信することができます。

    「WEBCAS realtime mail」は、当社のメール配信ソリューションを今お持ちのシステムやサービスにAPIで組み込んでいただく仕組みのため、企業側でのメール生成・MTA準備は不要です。テンプレート管理や配信結果の確認も簡単におこなうことができ、開発コストを大幅に削減できます。

    メールを1通ずつ即時配信するメール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail」

    メールを1通ずつ即時配信するメール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail」

    WEBCASシリーズは、20年以上の提供実績9,000社以上の導入実績があります。大手企業や官公庁にも多数採用されており、安心してお使いいただけるシステムです。

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    まとめ

    以上、トランザクションメールの特徴や注意点、効率的に運用するためのサービスなどをお伝えしました。トランザクションメールは、ユーザー(顧客)に必要な情報を届けるための重要なツールです。適切に運用することで、顧客エンゲージメントの向上や企業の信頼度向上につながります。もし、「トランザクションメールが届かない」「トランザクションメールを送りたいが環境構築に悩んでいる」などのお悩みがあれば、当社へお気軽にご相談ください。

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    コラム執筆:株式会社WOW WORLD 浅野 真理子

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