各種問い合わせフォームをWEBCASに移行。豊富な機能と“登録数無制限”が決め手

各種Webフォームを作成するために利用しています。現在WEBCASで以下4種類のフォームを作成し、当組合のWebサイト経由でアクセスできるようにしています。

いずれのフォームも登録があった際には各担当部署に通知メールが飛ぶよう設定し、問い合わせにはすぐ対応できるようにしています。

はい、設置していました。以前は別のフォーム作成システムで運用していました。

理由は大きく分けて2つあります。1つ目は、システムの利用コストが高かったためです。2つ目は、フォームの内容を自由に変更できなかったり登録データを簡単に確認できなかったり等、機能面で物足りなさを感じていたためです。そこで、これらの問題を解消したいと考えシステムの移行を決めました。

インターネットで調査したり各社の営業担当の方から話を聞いたりして、複数のフォーム作成システムを比較しました。システム選定にあたっては以下6点を重視していましたが、比較した製品のうちすべての要件を満たしていたのがWEBCASでした。

1.低コストで運用できるか
前述のとおり、今般のシステム移行は「コスト削減」が第一の目的でしたので、より低コストで利用できるシステムを探していました。WEBCASは以前のシステムと比べると半分程度のコストで利用できるほか、フォームへの登録数がどれだけ増えても料金が上がらない点にメリットを感じました。登録データ数によって料金が変わるシステムだと長く使えば使うほどコストが膨らんでしまいますが、WEBCASならずっと定額なので予算が組みやすく、継続利用しやすいと考えました。

2.思い通りのフォームが作れるか
以前のシステムは「説明会予約フォームの日程だけ更新する」といったことはできましたが、フォームの中身を自由に修正することはできませんでした。WEBCASは質問を一から作ったり、選択した回答によって次の質問を出し分けたり等、思い通りのフォームを作れることがわかり魅力を感じました。

3.簡単に操作できるか
フォーム作成の自由度は重視していたものの、以前のシステムより操作が複雑になったり、更新に手間がかかったりすることは避けたいと考えていました。トライアル環境で実際にWEBCASをさわってみたところ、管理画面がわかりやすく操作が簡単で、フォームの日程変更等も以前のシステムと同程度の作業時間で行えることがわかりました。また、すぐに使えるデザインテンプレートが用意されているのも便利だと感じました。

4.登録データを管理画面上で確認できるか
以前のシステムは、フォームに蓄積されたデータを確認するにはその都度CSVファイルをダウンロードする必要がありました。しかし、CSVだとすべてのデータが横一列に表示されてしまい確認しづらいため、個人情報と問い合わせ内容が1件ずつまとまって表示されるよう費用をかけてカスタマイズしていました。そこで、新しいシステムには「登録データが管理画面上からも確認できること」を求めていました。

5.セキュリティ対策がしっかりしているか
問い合わせフォームでは個人情報を収集するため、システムのセキュリティが高いこと、そしてシステムの提供元がセキュリティ意識の高い会社であることが重要でした。WEBCASは個人情報漏洩を防ぐための様々なセキュリティ対策がなされており、官公庁や自治体に多数導入されているとのことだったので安心して利用できると考えました。さらに、提供元のエイジア（現WOW WORLD）さんはPマークやISMSなど情報セキュリティの認証を取得していたので、セキュリティ体制にも信頼がおけました。

6.すぐ利用できるか
ちょうど以前のシステムの契約更新が迫っていたため、早急に新システムへ移行したいと考えていました。エイジア（現WOW WORLD）さんに電話で問い合わせをしたところ、そのままオンラインでシステム画面を共有して操作方法を教えてくれたほか、トライアル環境を即日使えるよう手配してくれました。その後すぐ営業担当の方が来て詳しい説明をしてくれたため、問い合わせから数日後には基本的な使い方を理解しフォームも大方完成していました。当初は短期間で新しいシステムに切り替えられるか不安でしたが、WEBCASならすぐに利用できるイメージが湧きました。

以上の理由からWEBCASの導入を決定しました。実際に、問い合わせをしてから2週間程度ですべてのフォームを公開することができました。

システムの自由度が高いので、「こんなフォームを作りたい」というイメージをそのまま再現できる点が良いですね。特に、ユーザビリティの高いフォームが作成できるようになったのは大きなメリットです。たとえば新聞奨学生制度の説明会予約フォームでは、以前はすべての会場を一覧表示させその中から希望の会場を探していただく方法しかありませんでしたが、WEBCAS移行後は「お住まいの都道府県」で「東京」を選択すると次の質問では東京の会場のみが表示される…というように、絞り込み検索のような動きが可能になりました。これにより、予約希望者の方は「どの会場から選べばよいのか」が一目でわかるようになり、対象外地域の会場を誤って選択してしまうことがなくなりました。

また、新聞奨学生制度のWebページは多くの方がスマートフォンで閲覧しているので、スマートフォンからも登録しやすいフォームを用意できて満足しています。

総体として、システムで実現できることが大幅に増えコストは半減したので、改めてWEBCASを導入して良かったと思います。

現在作成しているフォームはそれぞれ目的が異なるものの、いずれも従業員やお客様とつながる大切な窓口なので我々にとってなくてはならないものです。今後もWEBCASでこれらのフォームを運用していきたいと思います。現時点ではWEBCASの機能をすべて使い切れてはいないので、エイジア（現WOW WORLD）さんにサポートいただきながらデザインのブラッシュアップやユーザビリティ向上に取り組んでいきたいです。引き続きよろしくお願いします。