長年続けてきた取引先への年賀状を「年賀メール」に移行。はがきと同様の自社らしいデザインを実現し、コスト・作業時間はともに半減

当社は飲食業や小売業向けのPOSシステムやOA機器に関する保守サービスを主に提供している企業です。具体的には、24時間365日対応のテクニカルヘルプデスク（コールセンター）の運営やオンサイトでのシステム保守対応などをおこなっており、システムや機器のユーザ様をサポートする役割を担っています。本社がある東京のほかに福岡と沖縄にも拠点があり、全国のお客様に向けてサービスを提供しています。

自社のバックオフィス業務全般を担当しています。経理から人事、総務まで対応領域は幅広いです。今回お話しする年賀メールについても私たちが管轄しており、WEBCAS e-mail上でのメール作成～配信までの一連の作業をおこなっています。

取引先への年賀メール配信に活用しています。年賀メールを始めたのは2024年の年始からで、今回が２回目になります。

宛先の数は全社合計で約400件あり、それぞれ部署や担当者別のリストに分けて配信しています。例えば「営業担当者Aの名前で送りたいリスト」と、「営業担当者Bの名前で送りたいリスト」といった具合に分けています。これらはそれぞれCSVインポート配信機能を使って配信しており、配信設定の際には送信元アドレスの設定機能で各担当者のアドレスを送信元にしておき、リストごとに各担当者名での年賀メールが送られるようにしています。

また、メールの内容については、ビジネス向けのシンプルなデザインのHTMLメールを配信しています。テキスト部分には一般的な年始の挨拶を入れていますが、年賀状のように一人ひとりに向けて送る形にしたいので、差し込み機能を使って相手の社名や名前を入れたり、先述の通り送信元アドレスを各担当者のものに設定しておいたりすることで一対一のメールに見せる工夫をしています。

WEBCAS e-mailで年賀メールを送るようになる前は、長年にわたり年賀状を送っていました。はがきの発注から郵送作業まで社員1名体制で対応していたこともあり、どうにかして作業の手間を軽減できないかと考えていました。なお、その頃おこなっていた作業は次の通りです。

メールへの移行にあたり、配信数が400件を超えることや、画像などを用いたメールを送りたいという思いから、年賀メール配信には専用のメール配信システムを使いたいと考えました。システム選定では、年末年始の時期に合わせて単発利用できる計3社の製品を比較し、求める要素が揃っていたWEBCAS e-mailの導入を最終的に決めました。

主に次の3点です。それぞれ簡単にお伝えします。

メール配信にはお客様のアドレスやお名前などを用いるため、システムのセキュリティは気になる部分でした。その点WEBCAS e-mailは、外部からの攻撃への対策が適切になされていたり、情報セキュリティ関連の認証を取得したりしていて、安心して利用できると感じました。

メール配信システムの利用は初めてだったため、サポート体制が充実しているものを使いたいと考えていました。WEBCAS e-mailであれば電話やメールで随時問い合わせができ、困った時にもすぐサポートしてもらえる点が心強いと感じました。実際に導入してからは、使いやすくてあまり困ることがなかったものの、すぐに質問できる安心感がありました。
また、導入前から導入後まで営業担当者の対応は一貫して丁寧で、大変印象が良かったです。契約を決めた後すぐに手放しになるのではなく、「分からないことがあればいつでも聞いてください」というスタンスでずっと伴走してくれているので、とても頼りになります。

WEBCAS e-mailには、年賀メールに使えるテンプレートや画像素材がたくさん搭載されていて、デザインの雰囲気もシンプルなものから華やかなものまで幅広いのがとても良かったです。特にビジネス向けのシンプルな画像素材が豊富な点は当社にとってありがたかったです。元々送っていた年賀状は、当社代表の希望もあってシンプルなデザインを多く採用していたため、それに近いものをメールでも再現したかったからです。比較検討した他社では華美なデザインが多かったので、WEBCAS e-mailに搭載されていた落ち着きのあるデザインを使いたいと考えました。

とても満足しています。年賀状の運用で気になっていた「手間」と「コスト」の両方が削減されました。それぞれご説明します。

まず「手間」についてですが、印刷作業にかかる時間が不要になり、かつメールの設定も分かりやすくスムーズにできたため、作業全体が1日あれば終わる程度にまで半減しました。また、はがきを事前に発注する必要もなくなったので、早めに手配を進める必要もなく、12月に入ってからの用意でも十分に間に合うようになりました。

次に「コスト」ですが、こちらも半分に削減できました。年賀メールに移行したことではがき代や印刷代が不要となったため、結果的に費用が半額にまで抑えられるようになったのです。手間を軽減するために費用が上がることはよくありますが、WEBCAS e-mailは月1万円から利用できるため、この年賀メールへの移行では逆に大幅な削減を叶えてくれました。

どちらの面においても私たちの業務においてはとても大きな改善ができたので、WEBCAS e-mailで年賀メールを送ることにして良かったと心から思っています。

今後も年賀メールは続けていきたいと思っています。WEBCAS e-mailなら当社に合うデザインも多いですし、各種機能も使いやすいので、この先も利用していければと考えています。

また、今回は年賀状というアナログなものを年賀メールというデジタル形式に置き換えることができ、手間やコストの削減ができました。ぜひほかの業務も同様にデジタルの力で効率化できるようにしていけたらいいなと思っています。何かできそうなことがあればご相談させてください。今後ともよろしくお願いいたします。