メール配信サービスとは？機能や選び方、導入のメリットを解説

販売促進や顧客との関係維持、ブランディング等を目的として、多くの企業がメールマーケティングを実施しています。昨今では顧客の属性や趣味嗜好、行動履歴、購買履歴等のデータを活用したOne to Oneメールを配信する動きも活発化しています。

当社のお客様では、One to Oneのメールマーケティングで以下のような目覚ましい成果が出たこともあります。

もちろんこのような高度なメールマーケティングだけでなく、顧客への一斉メルマガ配信を行うことで継続的に売上アップを実現している企業様も数多くいらっしゃいます。

＞ メール配信システムの活用事例多数！事例のインタビュー記事はこちら

メール配信サービスとは、「一度に大量のメールを配信できるサービス」です。専用のシステムを導入・利用し、管理画面から配信先の設定、コンテンツ（メールの件名や本文）登録、配信、分析などを行います。

メール配信サービスには、大きくわけて「クラウド型」と「オンプレミス型（パッケージ導入型）」の2種類があります。それぞれの特徴について解説します。

クラウド型は、インターネットを介し、メール配信サービス会社が提供するサーバーにアクセスして機能を利用します。自社でサーバーやネットワークなどを用意する必要がないため、サービスに申し込めばすぐに利用でき、かつオンプレミス型に比べ安価に利用できることがメリットです。デメリットとしては、カスタマイズに限界がある点、外部サーバーにデータを保存するため自社のセキュリティ基準に満たない場合がある点などが挙げられます。

オンプレミス型は、自社環境にシステムを導入（インストール）して利用します。オンプレミス型のメリットは、既存システムとの連携やカスタマイズがしやすい点、顧客情報のような大事なデータを自社管理できる点などがあげられます。自社のセキュリティポリシーにあわせて強固なセキュリティを施すことができるのも強みと言えるでしょう。デメリットとしては、自社でサーバーやネットワークの購入・構築・管理をしなければならないため、専門知識のある担当者による運用が求められる点、そしてサーバーの設置など環境構築に時間と費用を要する点などが挙げられます。


最近ではクラウド型のメール配信サービスが主流となり、オンプレミス型の保守を打ち切る業者も増えています。しかし、今でも「クラウド型では自社のセキュリティ要件が満たせない」という企業は少なくありません。クラウド型とオンプレミス型のどちらにもメリット・デメリットがあるため、自社の運用に合わせてどちらのタイプを導入するか検討しましょう。

＞ 選ばれ続けて20年超。1か月単位で使えるメール配信システム「WEBCAS e-mail」

次に、メール配信サービスの機能について解説します。利用するメール配信サービスによって機能の有無は異なりますが、今回は一般的によく搭載されているものをご紹介します。

メール配信用のデータベースを作成し、そこに顧客のメールアドレスを蓄積することができます。また、メールアドレスだけでなく、お名前や住所、自社で管理したい独自の項目など様々な顧客情報を登録し、その情報をもとにメールマーケティングを行うことが可能です。

一方で、メール配信用のデータベースを作らず、その都度「配信リスト」をCSV等でインポートして配信できるサービスもあります。「会員データベースとメール配信用データベースの二重管理をしたくない」「とにかく今あるExcelリストにスピーディーに送りたい」という場合は、このようなサービスを選ぶとよいでしょう。

メール配信サービスは、数万件、数十万件のリストに対して高速にメールを一斉送信することができます。ただし、大量一斉送信には高度な技術やノウハウが必要なため、利用するサービスによって到達率や配信スピードなどに大きな差が出ることもあります。

このほか、以下のような機能も比較的多くのメール配信サービスに搭載されています。いずれもメール配信を行う上で大変便利な機能なので、導入の際にはチェックするようにしましょう。

Outlookなどのメールソフトでも一斉配信はできるため、わざわざメール配信サービスを導入すべき理由がわからない…という方もいらっしゃるかと思います。そこで、メール配信サービスを導入するメリットについて解説します。

実は、普通のメールソフトで大量のメールを一斉配信すると、各プロバイダや携帯キャリアから「迷惑メール」と判定され、「迷惑メールフォルダに振り分けられる」「遅延して深夜に届く」「そもそもメールが届かない」等の事象が発生することが多々あります。なぜこのようなことが起きるかというと、配信元のIPアドレス（インターネット上の住所のようなもの）の評価が下がることで、各プロバイダや携帯キャリアが、その「評価の低いIPアドレス」からのメールに対して配信制限をかけるためです。

メール配信サービスを提供している各社は、このような問題を防ぐためにIPアドレスの評価を高める様々な取り組み（IPを多数用意して切り替えたり、適切なエラーメールの自動処理を行ったり等）をしています。これにより、普通のメールソフトに比べ配信遅延が起こりづらく、“きちんと届く”というメリットがあります。

Outlookなどのメールソフトで一斉配信を行う場合、本来BCCに設定すべきところを誤ってCCで送信してしまう…など、誤送信よる個人情報漏洩のリスクが伴います。一方で、メール配信サービスはシステムに登録した（orその都度取り込んだ）メールアドレス宛に一斉配信する仕組みなので、BCCとCCを間違えるようなオペレーションミスは発生せず、誤送信による個人情報漏洩を防止できます。また、テストメール送信機能などで事前に本文や宛先のチェックが行えるため、配信ミスも起こりづらくなります。

先述した通り、セグメント配信機能があるメール配信サービスを選べば、顧客の属性や趣味嗜好に合わせたメールを送り分けることができます。サービスによっては、メールコンテンツ（本文）だけでなく「件名」の送り分けも可能です。

メール配信サービスを利用することで、配信にかかる時間を大幅に短縮することができます。システムの性能によっても異なりますが、10,000通ほどのメールなら数分で送信が完了します。

また、通常のメールソフトで一斉配信を行うと、配信のたびに発生するエラーメールや、お客様からの配信停止依頼のメンテナンスを全て手動で対応しなければなりません。メール配信サービスならこれらの煩雑な作業がシステム上で自動処理されるため、業務効率化にもつながります。

＞ 選ばれ続けて20年超。1か月単位で使えるメール配信システム「WEBCAS e-mail」

それでは、メール配信サービスを導入する際にはどのような点に注意したらよいでしょうか。押さえておくべきポイントをいくつかご紹介します。

メールマーケティングを行う際には、相手（メール受信者）にあらかじめ同意を得ることが法令で定められています。メール配信サービス業者は「配信リストの販売」は行っていないので注意しましょう。配信の際には、具体的に以下のような対応が必要になります。

・オプトイン方式をとる
広告宣伝メールを送信する前に、メール受信側の同意を取得する必要があります。

・同意を証する記録を保存する
受信者から、広告宣伝メールを送信することについて同意を取得した記録を保存する必要があります。

・送信する広告宣伝メールには必要事項を記載する
メールの本文に、送信者名（送信者と委託先が別の場合は、送信の責任を有するもの）、連絡先、配信停止のための通知先などを記載する必要があります。

・受信拒否があった場合には配信を停止する
オプトアウト（配信停止への要請）があった場合は、それ以降広告メールを送ってはいけません。

詳しくは以下コラムもご覧ください。
メールマーケティングご担当者様は知っておきたい！迷惑メール規制二法（特定電子メール法、特定商取引法）対策チェック

一般的に、メール配信サービスは配信リスト数や月の配信回数などで料金体系が組まれています（有料版の場合）。そのため、やみくもに送るのではなく、

・どんな目的で
・誰に
・どんなコンテンツを
・どのくらいの頻度で配信するのか

を事前に整理し、適切なプランを選ぶことをおすすめします。また、開封率やクリック率、返信数、CV率など、自社に合ったメールマーケティングの目標を設定し、企画→配信→分析→改善を繰り返していくことが大切です。

クラウド型のメール配信サービスを利用する場合は「自社の顧客情報をインターネット経由でメール配信システム提供会社に預ける」ということなので、メール配信サービス会社のセキュリティ対策やサポート体制はしっかりと確認しましょう。

特に、「第三者機関による脆弱性を定期的に実施しているか」、「ISMS（ISO/IEC27001やISO/IEC27017）の認証を取得しているか」などは評価しやすいポイントです。

サポート体制に関しては、「メールだけでなく電話のサポートにも対応しているか」「何営業日で回答してもらえるか」などを確認するとよいでしょう。

最後に、メール配信サービスの費用の相場についてご紹介します。

クラウド型のメール配信サービスは、初期費用の相場が1万～5万円、月額費用は配信数や配信リスト数によって異なり、数千円～数十万円とかなりの幅があります。また、機能や性能によっても料金は大きく変わります。

なお、市場には無料で利用できるクラウド型のメール配信サービスも数多く存在します。しかし、無料のサービスはシステム管理・サポート等に必要な人件費を抑えるとともに、メールサーバ等のITリソースを相当数の企業でシェアすることでビジネスが成り立っています。そのため、メールの到達率やサポート体制に関してはどうしても有料のサービスよりは劣ってしまいます。効果的なメールマーケティングを行うためには、できるだけ有料のサービスを選ぶことをおすすめします。

オンプレミス型の場合は、サーバー等の各種設備のほか、システム構築費用、ライセンス費用などが必要となるため、初期導入時の費用は150万～600万が相場といえるでしょう。また、導入後は保守費用としてランニングコストが必要になるケースが多いです。

以上、メール配信サービスの機能や選び方、導入のメリットをお伝えしました。「メルマガでお客様との接触機会を増やしたい」「メールマーケティングで売上をアップさせたい」と考えている担当者様は、ぜひメール配信サービスを効果的に活用してみてください。

なお、当社WOW WORLD（ワオワールド）では、メルマガの一斉配信やセグメント配信ができるシステム「WEBCAS e-mail（ウェブキャス イーメール）」を多くの企業様に提供しています。ご興味があればお気軽にお問い合わせください。

●こんなコラムも読まれています