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Gmailでの一斉送信方法と注意点|メール配信システム活用のメリットとは?

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Gmailでの一斉送信方法と注意点|メール配信システム活用のメリットとは?

Gmailでの一斉送信方法と注意点|メール配信システム活用のメリットとは?

こんにちは。メール配信システム「WEBCAS e-mail」のマーケティングチームです。
今回のテーマは「Gmailを使ったメールの一斉送信について」です。

顧客へのメール配信にGmailを利用している企業も多いでしょう。この記事では、Gmailでメールの一斉送信をする方法や、うまくいかない場合の原因について解説します。また、メール配信システムを活用するメリットもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

なお、Gmailアカウントへ一斉送信する場合には、Google社の新しい「メール送信者のガイドライン」に沿った対応が必要です。当社のメール配信システム「WEBCAS e-mail」は、Gmailの新しいメール送信者ガイドラインに対応しており、「List-Unsubscribeヘッダ付与機能」も標準搭載しています。お気軽にお問い合わせください。

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Gmailを使った一斉送信の方法

Gmailを使った一斉送信の方法は複数あります。ここでは主な3つの方法を解説します。

CC・BCC機能で一斉送信

Gmailに限らず活用されている方法ですが、送信先となるメールアドレスを「宛先」「CC」「BCC」の欄に入力し、一斉送信します。

ただし、この方法においては細心の注意を払う必要があります。「宛先」や「CC」の欄に設定したメールアドレスは、全ての受信者に開示されます。他の受信者に知られてはならないメールアドレスを含む場合、必ず「BCC」の欄に入力し、メール送信する必要があります。「BCC」に設定したメールアドレスは、他の受信者に表示されません。「BCC」と「CC」を間違えてしまうと個人情報漏洩につながるため、十分な注意と対策が必要です。

特に企業が一斉送信をする場合は、人為的なオペレーションミスを避けるためにもメール配信システムの活用をおすすめします。

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グループを作成して一斉送信

Gmailでは、対象となるアドレスにラベルを付与してグループ化し、ラベル内からメールを送りたいメンバーを選択することで一斉送信を行う方法もあります。

グループを作成して一斉送信する方法は、定期的に決まった複数人にメールを送る機会が多い場合に適しています。

  • Googleコンタクトにアクセスする
  • 左側にある「ラベル」を選び、新規にラベルを作成する
  • ラベルにアドレスを追加する
  • アドレスの追加がすべて終わったら、申請をクリックする

Google Workspaceで一斉送信

Google Workspace(旧 G Suite)とは、Googleが提供する企業向けのクラウドサービスで、GmailやGoogleドキュメントなどのアプリケーションを集約しています。Google WorkspaceではGmailを独自ドメインで利用可能であり、個人向けのGmailと比べてクラウド容量や安全性、管理システムに優位性があります。

ただし、1日あたりのメール送信数の上限は2,000人のため、それ以上にメールの一斉送信を行いたい企業においてはメール配信システムの導入が最適です。

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スマートフォンからGmailの一斉送信をする方法

スマートフォンからGmailの一斉送信をする方法を、AndroidとiPhoneに分けて解説します。

Androidの場合

Gmailのデータは、パソコンとAndroidスマートフォンの間で同期されています。そのため、パソコンと同じ手順でメールの一斉送信が可能です。

しかし、画面が小さいため作業しにくかったり、打ち間違いなどのミスが起こったりする可能性も否定できません。送信先の設定や、グループの作成などの作業はパソコンで行いましょう。

iPhoneの場合

iPhoneの場合、「宛先」「CC」「BCC」を用いたメールの一斉送信はパソコンと同様に可能です。

ただし、標準のメールアプリにGmailを設定しただけではGmailのラベルは同期されません。そのため、まずGmail用の連絡先同期アプリなどをインストールする必要があります。アプリを用いることで、iPhone上の連絡先とGoogleに登録されている連絡先を同期できるようになり、iPhoneからグループへのメールの一斉送信が可能となります。

例:Googleの連絡先同期アプリ

Gmailでの一斉送信が失敗する主な原因

Gmailの一斉送信が失敗した場合、以下のような原因が考えられます。

1日に送信できるメール数の上限を超えている

1日に送信できる上限を超えたため、メールが送信できなかった可能性があります。個人向けのGmailは、1日に送信できる宛先が「500件まで」、Google Workspace(旧 G Suite)では「2,000件まで」という制限があるためです。その場合は「送信できるメールの制限数に達成しました」というエラーメッセージが表示されます。このメッセージが表示された場合、最大で24時間メールが送信できなくなります。

送信先に不備がある

送信先のメールアドレスに不備があり、メールが正しく送れていなかった可能性もあります。メールアドレスの不備は、登録したメールアドレスが間違っている、グループ内に無効なアドレスが含まれているなどです。しかし、Gmailではエラーの原因までは特定できません。

送信先のサーバーが、短期間に大量のメールを受信している

短時間に大量のメールを送信していると、たとえグループ送信であっても送受信を拒否される場合があります。サーバーに負荷がかかり、IPアドレスが一時的にブラック入りする可能性があるためです。IPアドレスがブラックリストに入ってしまうと、別のメールアドレスから送信してもメールがはじかれてしまいます。

スパム・迷惑メールに振り分けられている

送ったメールが、自動的にスパムメールや迷惑メールに分類されてしまうこともあります。その場合、通常のメールフォルダには届きません。迷惑メールフォルダに振り分けられるか、メールシステムによってはサーバーでブロックされてしまい、そもそも送信先に届かない可能性も考えられます。

スパムや迷惑メールと判断される基準は送信数だけではありません。スパムと判断されやすい言葉やフレーズが含まれていても、スパムや迷惑メールと判断されることがあります。内容には気をつけましょう。

メールの一斉送信を成功させるにはメール配信システムの利用がおすすめ

前述のようなメールの一斉送信の失敗を防ぐには、メール配信システムを利用しましょう。特に企業においてはメリットが多いため、ぜひ以下の導入のメリットも参考にご検討ください。

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メール配信システム導入のメリット

メール配信システムにはさまざまなメリットがあるため、ここでは代表的な5つのメリットをご紹介します。

大量のメールを高速で配信できる

メール配信システムには大量のメールを高速で配信できる特徴があり、なかには数万件~数百万件のメールを一度に配信できる機能を備えたものもあります。前述の通り、Gmailでは大量のメールを一斉送信すると送受信が拒否されたり、一時的にIPアドレスがブラックリストに入ったりするなどのリスクがあります。 Gmailは、そもそもメールの一斉送信をするために作られたソフトウェアではありません。そのため、一斉送信を大量にするとメールサーバーに負荷がかかり、サーバーがダウンしたり、インターネットプロバイダやキャリア各社から「スパムメール」と判定され、不達や遅延が発生したりします。

また、Gmailの保存容量にも上限があり、容量がいっぱいになると古いものから消去される可能性もあります。Gmailの保存容量は15GBありますが、GoogleドライブやGoogleフォトのファイルも含まれるため注意が必要です。

誤送信が防止できる

冒頭でも解説した通り、Gmailの「CC」「BCC」に送信先を設定する作業は人為的な誤送信による個人情報漏洩のリスクが伴っています。一方、メール配信システムはシステムに登録したメールアドレス(もしくは配信の際にインポートしたメールアドレス)宛に一斉送信する仕組みであるため、「CC」と「BCC」を間違えるようなオペレーションミスは発生しません。特に企業にとって避けるべき個人情報の漏洩を防ぐことができます。

メール到達率などの効果測定が可能となりマーケティングが強化できる

メールの到達率や開封率、クリック率といった配信結果を分析するための機能が備わっているのもメール配信システムの大きなメリットです。企業から一斉送信したメールが顧客の何割に届いたか、そのうち何人が開封したかなどのデータをマーケティングに活用できます。

また、Gmailでは送信が失敗した場合はエラーとして戻ってきますが、「なぜエラーだったのか」までは容易に確認することができません。メール配信システムなら不達メールをエラー要因別に集計・分析し、エラー数・エラー率を確認することができます。

エラー(リターンメール)分析機能(PC版)

エラー(リターンメール)分析機能(SP版)

メール配信システム「WEBCAS e-mail」の管理画面イメージ

セキュリティ面を強化できる

メールの配信には、メールアドレスなど個人情報を扱うため、情報漏洩が起きないためのセキュリティ強化は欠かせません。メール配信システムにはセキュリティに特化した機能が備わっています。そのため、送信ミスにより個人情報が流出するリスクを減らせます。顧客のメールアドレスをシステム上で一元管理できることも、セキュリティ面で安心できる点です。

サポートが充実しており安心できる

メール配信システムを提供しているベンダーの多くは、充実したサポート体制を備えています。なかには、電話やメールですぐにカスタマーサポートが対応してくれたり、1社ごとの個別操作説明会などを実施していたりするベンダーもあります。充実したサポート体制があれば、メール配信システムを導入した際の疑問点や困りごと、トラブルなどをスピーディーに解消できるため、安心して利用できるでしょう。

システム選定の際は、リアルタイムのサポートが提供されているか、日本語でのサポートがあるかなど、サポート体制を確認しておきましょう。

メールの一斉送信なら「WEBCAS e-mail」

シリーズ導入実績10,000社以上の当社メール配信システム「WEBCAS e-mail」は、大量のメールをストレスなく一斉送信することが可能です。毎時1,000万通以上(※)の配信性能に加え、管理画面の使いやすさと丁寧なサポートが特長で、20年以上にわたり多くの企業様にお選びいただいています。さらに、ユーザー企業様の大切な顧客情報をお守りするため様々なセキュリティ対策を行っており、大手企業や金融機関、官公庁にも多数採用されています。

提供形式やプランが幅広く、1か月からのスポット利用が可能な低コストのクラウド版から、自社環境に導入できるオンプレミス版までをご用意。また、通数課金とリスト数課金のプランに分かれており、運用に合わせてより低コストで使いやすい方法を選択できるのもメリットです。開封率、クリック率、コンバージョン率、エラーメール率などのデータも取得可能なため、さまざまな切り口からの分析が可能です。 メールの一斉送信に関するご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

Gmailを使ってメールを一斉送信するには、「宛先」「CC」「BCC」機能やグループ機能、Google Workspaceを活用したりする方法があります。しかし、そもそもGmailは大量のメールを一斉送信するために作られたソフトウェアではありません。

また、「CC」と「BCC」の入力を間違えるなど誤送信が起こった場合は個人情報漏洩につながってしまいます。1日に送れるメール数の上限を超えるなどの要因により、一斉送信が失敗するリスクも伴うため、企業におけるメールの一斉送信は、メール配信システムの導入が最適です。

メール配信システムなら、大量のメールをストレスなく一斉送信できるほか、オペレーションミスによる個人情報漏洩も防止できます。さらに、開封率やクリック率、到達率などを分析し、メールマーケティングを強化することも可能です。

メール配信システムにご興味のある方は、ぜひお気軽に当社までご相談ください。

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コラム執筆:株式会社WOW WORLD 奥本 昌子

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