メディアへの情報発信を中心にさまざまな場面でWEBCASを活用。セキュリティと使いやすさを評価し、20年以上にわたり継続利用

当社は創業以来100年以上の歴史を持つ自動車メーカーです。広島に本拠を置き、国内外に向けてさまざまな自動車を開発、販売しています。マツダ車ならではの『走る歓び』によって、社会や人々にとってより良い体験や価値を提供できるよう、日々新たな挑戦を続けています。近年ではSUVのCXシリーズやスポーツカーのロードスターなど、人気車種を中心に、多くのお客様にご愛顧いただいています。

本日は社内のIT部門と広報部門のメンバーが参加していますので、それぞれ簡単にご紹介します。
IT部門では、WEBCASを含むさまざまなシステムやツールの選定、管理、統括を担当しています。社内の各部門から「こんなことをしたいが使えるツールはあるか」「このシステムの使い方を教えてほしい」等のニーズが上がってくるので、それに対してアカウントを付与したり、レクチャーをしたりと必要な対応をおこなっています。 一方広報部門では、ステークホルダーに向けた自社の情報発信などを主におこなっています。詳しくは後述しますが、その情報発信の手段として、WEBCASを日々活用しています。WEBCASを使っている部門は数多ありますが、今回はその代表として、実際の運用についてお話しできればと思っています。

当社はメール配信システムWEBCAS e-mailとアンケートシステムWEBCAS formulatorを導入しており、それぞれ社内全体で幅広い用途に活用しています。代表的な活用用途としては、「MAZDA NEWSROOM（マツダ ニュースルーム）」というメディア向け情報発信サイトでのメール配信があります。このNEWSROOMは2020年に立ち上げたサイトで、当社から外部ステークホルダーに向けた情報発信をより能動的におこなっていくために設けました。当社発のニュースリリースや画像・映像など、当社の新しい情報をここに集約し、メディアや一般の方などに見ていただけるようにしています。

しかし、ただ掲載するだけでは情報の更新に気づいてもらいにくいので、新しいニュースリリースの掲載時に訪問を促すための施策としてWEBCASのメール配信システムを活用しています。メールの文面には「新たなお知らせが出ました」という旨を掲載し、メール内のリンクからサイトへ遷移してもらえるようにしています。

このタイムリーなニュースリリース掲載メールでのお知らせを希望される方には、サイト内の登録画面でメールアドレスを登録いただいています。登録されたアドレスはWEBCASとは別の社内のデータベースに蓄積されるようになっているので、そのデータベースとWEBCASを連携して配信しています。

はい、このNEWSROOMからのメールはすべてHTMLメールで送っていますが、デザインを含めコンテンツはWEBCASのエディタ機能を活用して自社内で作成しています。本文は毎回ニュースリリースの内容に合わせて書き換えていますが、ヘッダーやフッターなどのデザインはWEBCASのテンプレートに登録し、統一されたものを使えるようにしています。テンプレート化することで、複数の担当者が毎回HTMLのデザインを作成する必要がなく、ブランドイメージを保ったメールを短時間で作成できています。

当社では情報発信を積極的におこなっており、年間約100件のニュースリリースを配信しています。そのような中で、NEWSROOMサイト上でのニュースリリース情報公開からWEBCASでのメール配信までの一連の業務を、ミスなく速やかに実施することが何よりも重要です。WEBCASのテンプレートは、この業務を滞りなくおこなうための一助となっています。

はい、先ほどご紹介したNEWSROOMのメールは比較的配信頻度が高く、通数も多いですが、そのほかにもさまざまな規模や用途のメール配信をしています。具体的な例を挙げると、「株主向けのIR情報メール配信」「イベント開催後のアンケート依頼メールの配信」などがあります。こういったメール配信に関する業務でWEBCASを使っている社員は各部門合わせて20名ほどいますが、現場でそれぞれ操作や運用をおこなっており、適宜IT部門と連携しながら必要なメールを配信しています。

こちらもメール配信と同様、社内のニーズに応じてさまざまな用途で使っています。例えば、各種イベントの応募フォームや顧客向けのアンケートなどのほか、従業員向けのアンケートにも活用しています。当社は現在180フォームを使える契約をしているのですが、アンケートやフォームに関しては社内のニーズがとても多いため、それでも足りないような状況です。WEBCASでアンケートやフォームを作成・運用している社員の数もメールより多く、現在40～50名にのぼります。また最近では当社だけでなく、当社グループの病院で使うフォームなどもWEBCASで作成しており、活用の幅は広がり続けています。

当社では契約の形態やプランを変えながら、これまで長年WEBCASを利用してきました。その間他社への変更を検討することもありましたが、結局WEBCASが一番良いという結論に至っています。その理由については、メール配信システムとアンケート・フォーム作成システムそれぞれにありますので、順にお伝えします。

まずメール配信システムについては、配信に必要な機能がすべて揃っており、かつユーザー目線で使いやすいという点が挙げられます。メール配信業務においては、デザイン作成から配信の設定までいくつかの工程がありますが、その一連の工程をWEBCAS内で完結できます。また、操作画面も分かりやすく、普段こういったシステムを使い慣れていない社員でも、一度レクチャーを受ければ操作できています。このような利便性のあるシステムでありながら、コストが最小限に抑えられているのも使い続けたい理由のひとつです。

また、痒い所に手が届くような細やかな機能が揃っているのもありがたい点です。例えば、残席管理（選択肢ごとの回答数制限）機能や回答を担当者にメールで通知する機能、ログイン認証機能といった機能などのほか、特定のパラメータが付与された人からのみアクセスできるようにする機能もあり、やりたいことに対する柔軟性が高いと感じます。

ここまでお伝えした内容に加え、メール配信システムとアンケート・フォーム作成システムともにさまざまなセキュリティ対策がされており、安心して利用できます。同価格帯で、これらすべての条件を満たせるものは他にないのではないでしょうか。

こちらもメール配信システムとアンケート・フォーム作成システムでそれぞれ感じている効果があります。

メール配信システムに関しては、今回冒頭でご紹介したNEWSROOMへの流入促進を大いに支えています。サイトのアクセス状況分析によると、メールからの流入が常にあることが分かっており、当社のニュースリリースを知らせるためには欠かせない手段となっています。

アンケート・フォーム作成システムに関しては、フォームを一から自社で作成する場合に比べて非常に効率的であるというのが何より大きなメリットです。自社でおこなう場合、データベースの構築が必要になったり、さまざまな設定を自分たちでしたりしなくてはならず、1～2か月は要するかと思います。一方でWEBCASを使えば、1～2時間あればフォームが完成するので、大幅な時短効果が得られています。