【例文付き】リマインドメールの書き方｜効果を高める方法や効率化のポイントを紹介

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リマインドメールとは、いわば「親切な付箋（ふせん）」や「丁寧なアラーム」のような役割を果たすコミュニケーションツールです。相手の記憶を優しく呼び覚まし（リマインドし）、約束やタスクを思い出してもらうために送ります。物事の予定や期限が近付いたことを相手に知らせたい時に使われる手法で、日々のタスクの締め切りから、セミナーやイベントの開催日、そして顧客が予約したサービスの確認を伝えるものまで、様々なシチュエーションで活用されています。

リマインドメールを送るシチュエーションの例

リマインドメールは、前述の通り相手に思い出させるために送るものですが、その内容には、相手に予定やタスクを思い出してもらう「備忘」と、重要な約束事の最終確認をする「念押し」という、二種類のタイプがあります。

いずれのタイプも業務を円滑にするために送られるという意味では同じですが、特に「念押し」タイプのリマインドメールは、相手に確実に見てもらう必要があるため、送る方法や時間、文面などに工夫が必要です。送る際に気を付けるポイントについては、本コラム内の好印象を与えるリマインドメールの基本マナー5箇条にて詳しく述べていますので、参考にしてみてください。

リマインドメールを適切に活用すると、送信者と受信者の双方にとって多くのメリットがあります。ここでは、特に大きな効果が期待できる3つのメリットについてご紹介します。

最も大きなメリットとしては、機会損失やトラブルの防止が挙げられます。例えば、重要な商談の予定を相手が忘れてしまったり、顧客が無断キャンセルをしたりすると、自社にとっての大きなビジネスチャンスを逃してしまいます。前もってリマインドメールを送っておけば、そのような事態を避けられます。
また、契約書類の提出期限やサービスの支払い期限のような事務的なやり取りの場合にも、リマインドメールを送るようにすれば、手続きの遅延によるトラブルや停滞を回避できます。

そのほかにも、イベントやセミナーの参加者に対して前日や当日にリマインドを送ると参加率の低下を防げるなどのメリットが得られるでしょう。このように、リマインドメールはビジネス上の様々な場面でのリスクヘッジとして有効な手段になるのです。

リマインドメールは、業務を効率化する上でも大きな役割を果たします。例えば、書類の提出期限や返答期限が過ぎてしまうと、その後の手続きや業務がスケジュール通りに回らなくなってしまいます。そのような事態を未然に防ぐ手段として、リマインドメールは有効です。期限について前もって相手にリマインドをすることで遅延を防ぎ、その後の関連業務をスムーズに遂行できるようになるからです。相手側も、リマインドメールによって自身のタスクやスケジュールを再認識することができるので、抜け漏れなく業務を進められるでしょう。

活用シーンによっては「催促」と捉えられがちなリマインドメールですが、書き方次第で相手との信頼関係を深めることが可能です。例えば、「念のためのご確認ですが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を添えると、相手の状況を気遣う姿勢を示すことができポジティブな印象につながります。受け取った相手は「丁寧な人だな」「仕事がしやすい相手だな」と感じ、自分のことを気にかけてくれていることを実感できます。

こうした細やかな配慮が積み重なることで、相手に安心感を抱いてもらうことができ、長期的に良好なビジネスパートナーシップを築くための土台作りに役立ちます。リマインドメールは、業務を遂行するだけの事務的なツールとしての役割以外にも、人と人との関係性を育むコミュニケーションの一環としても重要です。

ここまで、リマインドメールの目的やマナーについてお伝えしてきました。しかしいざリマインドメールを送ろうとすると、「どのような文面が良いだろうか」と悩むこともあるのではないでしょうか。ここでは、実際に使えるリマインドメールの例文を社内・社外の各場面別にご紹介します。よろしければ参考にしてみてください。

なお、アンケートのリマインドメールについてはメール配信システムと連携することで効率化することができます。例えば当社が提供するアンケート・フォーム作成システムWEBCAS formulatorは同シリーズのメール配信システムWEBCAS e-mailとの連携が可能です。これにより、アンケートと連動したメールが配信できるようになるため、未回答者を抽出してリマインドメールを送ることも容易になります。

リマインドメールを送る相手との関係性をより良いものにするためには、マナーを守ることが大切です。ここでは、基本的に守るべき５つのマナーをご紹介します。

送信する最適なタイミングは、リマインドする内容によって異なります。用途に応じて時期を変えるようにしましょう。

いずれの場合も、相手が確認しやすい時間帯を狙って送信するようにしましょう。ビジネスシーンでは相手の就業時間を考慮し、週明けの月曜の朝や金曜の夕方といった多忙な時間帯を避けて送信する配慮が大切です。

相手の受信トレイは、毎日数十、数百のメールで溢れかえっています。そのため、リマインドメールは件名だけで「誰から」「何の要件か」が一目でわかるように工夫する必要があります。件名が曖昧だと、他のメールに埋もれてしまったり、開封を後回しにされたりする可能性が高まるからです。

具体的には、「【要件】要件の詳細（送信者名）」という構成で書くと良いでしょう。冒頭に【再送】や【重要】などの単語を入れることで、メールの緊急度や目的を一目で伝えられます。

例えば、

「【重要】〇月〇日 お打ち合わせ日程のご確認（株式会社〇〇 鈴木）」

のように、具体的な日付、用件、会社名、氏名を簡潔に記載します。これにより、相手はメールを開かなくても内容を推測でき、優先順位を判断しやすくなります。逆に、「打ち合わせの件」「ご確認ください」といった抽象的な件名は避けるべきです。相手の立場に立ち、件名だけで行動を促せるような、具体的で分かりやすい言葉を選ぶことが重要です。

リマインドメールの本文は、相手を責めるような「催促」のニュアンスを避け、あくまで「確認」という謙虚なスタンスで作成することが鉄則です。高圧的な印象を与えないよう、「〜の件について、念のためご確認させていただけますでしょうか」といった柔らかい表現を心がけましょう。また、内容は長々と書かず、要点を簡潔にまとめることが重要です。前回のメールのやり取りを引用したり、日時、場所、目的、依頼事項などを箇条書きで分かりやすく整理したりすると、相手が内容を把握しやすくなります。特に重要な情報は太字にするなど、視覚的に強調する工夫も効果的です。

リマインドメールの何よりの目的は、相手に情報を思い出してもらい、行動を促すことです。余計な情報は削ぎ落とし、相手が数秒で内容を理解し、次にとるべきアクションが明確にわかるような、シンプルで分かりやすい構成を目指しましょう。

文章の「潤滑油」とも言えるのが「クッション言葉」です。本題の前にこの一言を添えるだけで、メール全体の印象が格段に柔らかくなり、相手への配慮が伝わります。例えば本文の冒頭に「お忙しいところ恐縮ですが」「たびたびのご連絡失礼いたします」といったクッション言葉を添えると、相手の状況を気遣う丁寧な姿勢を伝えられます。また、依頼内容を伝える前には、「念のためのご確認ですが」「もし行き違いでしたら申し訳ありませんが」といったクッション言葉を挟むことで、一方的な要求ではないという印象を与えられます。これらを活用することで、メールの内容が催促であっても、相手が心理的な抵抗を感じることなく本文を読み進められるようになります。特に、支払いの催促や締切が迫った依頼など、伝えにくい内容であるほどクッション言葉の効果は大きくなります。積極的に活用し、機械的で冷たい印象を与えない、人間味のある文章作りを心がけましょう。

リマインドメールを送る際、行き違いで相手が既に対応を済ませている可能性もあります。特に、書類の提出や登録のお願いといった依頼事項がある場合、リマインドメールが届いた時点ですでに相手が対応済みだったというケースは少なくありません。このような状況で相手に不快な思いをさせないために、「本メールと行き違いでご対応済みの場合は、何卒ご容赦ください」という一文をメールの末尾に添えると良いでしょう。この一文があるだけで、「こちらは催促しているのではなく、あくまで未対応の場合の念押しです」という意図を伝えられ、万が一の行き違いが起きても角が立ちにくいです。これは相手への配慮であると同時に、送信者自身を守るための言葉でもあります。入れ忘れないようにメーラーのテンプレートなどに設定しておいても良いでしょう。

リマインドメールを送る際、宛先の数が多かったり、送る文章のパターンが複数あったりすると、送信の準備に手間がかかります。しかし、多くの担当者にとってリマインドメールはあくまで業務の一つであるため、そこまでリソースを割けないことが多いのが現実です。ここでは、そんな場合におすすめの「リマインドメールを効率化する方法」をご紹介します。

毎回手動でリマインドメールを送るのは非常に手間がかかり、送信漏れのリスクも伴います。そのような場合には、メール配信の専用システムを利用するのがおすすめです。特に、セミナー参加者や資料請求者など多数の相手に同じタイミングでリマインドをする必要がある場合や、「予約日」等を起点にしてX日前、Y日前…のように各顧客のタイミングに合わせてリマインドをしたい場合には、メール配信システムに搭載されている「フォローアップメール（ステップメール）」機能を使うことで効率的にメールを送ることができます。

より高度で効果的なリマインドをしたい場合には、前述のメール配信システムの機能と自社の顧客データベースを連携させるのもおすすめです。例えば、「未入金」というステータスの顧客リストをデータベースから自動で抽出し、そのリストに対してのみ支払いのリマインドメールを一斉送信する、といった運用が可能になります。また、「特定の製品を購入したが、関連セミナーには未申し込みの顧客」に対してのみセミナー参加を促すリマインドが送れるなど、顧客の状況に応じたアプローチを実現できます。

このようにメール配信機能とデータベースを連携させることで、手作業でのリスト作成や宛先指定の手間が省けるだけでなく、一人ひとりの顧客に最適化されたコミュニケーションが可能となります。個別に特化したリマインドメールを送ることで開封率や反応率の向上が見込めるほか、顧客満足度の向上にも寄与できるでしょう。

実際に自社の顧客データとメール配信システムの機能を連携した企業様の事例をご紹介します。

ここまで、リマインドメールの目的から送り方までを解説してきました。しかし、リマインドをしても相手に見てもらえないこともあります。それは、メールが埋もれて見落とされていたり、相手が忙しくてメールチェック自体をできていなかったりするケースがあるからです。それに対し、SMSを使うとより効果的にリマインドができることがあります。ここでは、SMSを使ったリマインドについて解説していきます。

近年、より効果的にリマインドをおこなえる方法として「SMS（ショートメッセージサービス）」が注目されています。SMSがリマインドに効果的とされる理由は主に3つあります。

メールとSMSの持つ特性を理解し、目的やシーンに応じて使い分けると、それぞれのリマインド効果を最大化できます。

例えば、詳細な情報伝達が必要な場合は「メール」が適しています。イベントの詳細なプログラムを載せたり、事前の配布資料などを添付したりする際には、文字数の上限がなくファイル添付もできるメールが最適です。

一方で、直前の念押しや緊急性の高い連絡には「SMS」が向いています。「本日のセミナーは14時からです。お待ちしております。」といった短く簡潔なメッセージは、SMSで送ることで相手に素早く確実に届けられます。ただし、SMSには文字数の上限があったり、画像添付ができなかったりするなどの弱点もあります。

それぞれを使い分けるだけでなく、この2つを組み合わせて使うのもおすすめです。両者をうまく活用し、シナリオを構築すれば、リマインドの効果を最大化できます。例えば、「1週間前にメールで詳細な案内を送り、イベント前日にSMSで最終リマインドを送る」といったシナリオを組めば、丁寧な情報提供と確実な念押しの両方を実現し、参加率や顧客満足度を大きく向上させることができるでしょう。

前述の通り、メールとSMSを組み合わせたリマインドは非常に有効な手段です。しかし、メール配信システムとSMS配信システムが別々のツールとして管理・配信されていると、そもそも自動連携ができなかったり、顧客リストが分散して配信設定も二度手間になったりして、かえって業務が煩雑になってしまいます。

リマインド業務を本格的に効率化したいのであれば、メールとSMSの両方を一つのプラットフォーム上で管理・配信できるシステムがおすすめです。こうしたシステムを使えば、顧客データベースは一つに集約され、「この顧客セグメントにはメールで、こちらのセグメントにはSMSで」といったチャネルの使い分けや、メールとSMSを混在させた運用フローを組むことが容易になります。

例えば、「メールがエラーで届かなかった顧客に対してのみ、SMSで追加のリマインドを送る」といった運用フローにすることも可能です。これにより、顧客一人ひとりの反応や状況に応じてより適したチャネルでアプローチできるため、リマインドの効果を高められるのです。

このような一元管理できるシステムの一例として、当社が提供するWEBCASがあります。WEBCASは様々なチャネルでのコミュニケーションをおこなうことができるシステムのシリーズで、メール配信やSMS配信のほかにアンケート・フォーム作成システムなども提供しています。これらは連携することが可能で、リマインドメールのほかにも多くの場面でお使いいただくことができるため、リマインドメールを含めた包括的な顧客とのコミュニケーション基盤を作り上げることも可能です。

なお、当社が提供するメール配信システムとSMS配信システムは、それぞれ一つずつご利用いただくことも可能です。紹介ページを下記リンクよりご覧いただけますので、システム選びの参考にしてみてください。

リマインドメールは、単なる催促の連絡ではなく、相手への配慮を示し、ビジネスを円滑に進めるための重要なコミュニケーションの一つです。取り組む際には、件名の工夫やクッション言葉の活用といった基本的なマナーを守るだけで、相手に与える印象を大きく変えることもできます。本記事にあるシーン別の例文を参考に、まずは丁寧なリマインドメールの作成をおこなってみましょう。

さらに、業務を効率化してより高い効果を目指すのであれば、メール配信システムやSMS配信システムといったツールの活用も視野に入れてみましょう。丁寧で効果的なリマインドを実践することは、業務の生産性を高めるだけでなく、顧客からの信頼を獲得するための強力な武器となるはずです。
リマインドメールやその他コミュニケーションにまつわるお悩みをお持ちの方は、長年コミュニケーションシステムを提供してきた当社までぜひ一度ご相談ください。

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