【導入事例】WOW WORLD、健診施設「イーク」を運営する医療法人社団プラタナスのアンケートシステム導入事例を公開 ～受診者・患者向け満足度アンケートをWEBCASで実施し、集計作業の手間は5分の1に軽減～

自社開発システム「WEBCAS（ウェブキャス）」と「WOW engage（ワオエンゲージ）」を通して、企業のマーケティングとカスタマーサクセスにおけるコミュニケーションの課題解決を支援する株式会社WOW WORLD（ワオワールド／本社：東京都品川区、代表取締役社長：美濃 和男、以下 当社）は、医療法人社団プラタナス（本部：東京都世田谷区、理事長：野間口 聡、以下 プラタナス）様に提供したアンケート・フォーム作成システムの導入事例インタビューを本日公開いたしました。これまで同法人では、運営する健診クリニックでの受診者満足度アンケートを無料のフォーム作成ツールでおこなっていましたが、集計作業に膨大な手間がかかっている点を課題に感じていました。そこで、2023年5月にアンケートツールを「WEBCAS formulator」へ移行。これにより、集計に関する業務負担が大きく改善されました。

プラタナス様は、外来、在宅医療、オンライン診療、検診、介護、福祉サービスなど複数事業を展開する医療法人です。「患者視点の医療」の実現を目指して2004年に設立されました。用賀アーバンクリニックからスタートし、現在は18の医療機関や介護事業所を運営しているほか、株式会社ワコールが社会貢献活動として取り組んでいる乳がん検診車「AIO（アイオ）」での検診を担っています。同法人では、人間ドックや各種検診、企業向けの健康診断サービス等を提供する「イーク」の4院において、当社のアンケート・フォーム作成システム「WEBCAS formulator」を活用し、受診者や患者向けの満足度アンケートを実施されています。

イークでは、以前まで無料のGoogleフォームを利用して受診者の満足度アンケートをおこなっていましたが、集計作業に膨大な時間がかかることを課題に感じていました。Googleフォームの管理画面では、簡易的なデータ確認は可能なものの同法人が求める複雑なクロス集計などができなかったため、月次のまとめレポートなどを作成する際にはデータをダウンロードしたうえで加工する必要があり、この作業が負担になっていました。また、加工したデータをより見やすくするために専用のレポートフォーマットを作成して分析やグラフ化をおこなっていましたが、このフォーマット内には関数が多く組まれており、管理者以外が容易に扱えず、業務標準化の面から課題を感じていました。そこで、この状況を改善すべく集計のしやすいシステムへと移管をすることとなり、「WEBCAS formulator」の採用に至りました。

「WEBCAS formulator」導入後は、同製品に搭載されている「カスタム集計機能」を活用することでそれらの課題を解決することが可能となり、集計作業にかかっていた時間を5分の1にまで削減することができています。

また、イークではタスクの自動化ツールやGmailのフラグ設定機能などをWEBCASと組み合わせて活用することで、同施設に合った運用フローを構築されています。これにより、「WEBCAS formulator」に登録された回答データは自動で院内のビジネスチャットツールに連携されるようになっており、関係者は受診者の声をチャット上でリアルタイムに確認できています。

このたび、アンケート業務全体を管理されているご担当者様に、システム導入の経緯から運用にあたって役立った機能までを詳しくお伺いしました。ぜひご覧ください。

アンケート・フォーム作成システム「WEBCAS formulator」
技術的な知識が無くても、Web アンケートやイベント申込受付フォーム、キャンペーン応募フォーム、問い合わせフォームなどが簡単に作成できるシステムです。収集した情報は安全なデータベースに蓄積され、高度なセキュリティ下で管理されるほか、リアルタイムにクロス集計や日別集計等が行える分析機能を搭載。PC 向けはもちろん、スマートフォン向けの Web フォームにも対応しています。ログイン限定アンケートや回答により設問が分岐するアンケート、マトリクスアンケート等、目的に応じて柔軟なアンケートの作成・運用が可能です。

コミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズ
WOW WORLDの自社開発製品である「WEBCAS」シリーズは、企業と顧客の“双方向コミュニケーション”を多様なチャネルで実現できるCRMアプリケーションソフトウェアシリーズです。ラインナップには、メール配信、アンケート、メール共有管理、顧客管理、LINEメッセージ配信、SMS配信などがあり、マーケティングやカスタマーサクセスにおけるコミュニケーションの課題解決に活用いただけます。複数のデータベースや他システムとの連携、柔軟なカスタマイズができるクラウド版のほか、自社環境に導入できるパッケージ版もご用意。EC運営企業、メーカー、生命保険、金融機関、官公庁など、大手企業を中心に9,000社以上の採用実績があります。

WOW WORLDは、メール配信やフォーム作成を軸としたコミュニケーションシステム「WEBCAS（ウェブキャス）」やエンゲージメントソリューション「WOW engage（ワオエンゲージ）」の企画開発・販売を通して、企業のマーケティング活動とカスタマーサクセスにおける課題解決を支援しています。