年賀メールとは？｜年賀状をデジタル化するメリットやその方法をご紹介

冒頭でもお伝えしたとおり、年賀メールとは年賀状をメール化したもののことを言います。具体的にどのようなものなのか、以下でより詳しくお伝えします。

次のグラフは、年賀メールでのご利用を目的とした当社のメール配信システムへのお問い合わせ件数の推移をグラフにしたものです。

ご覧いただいてわかる通り、年々件数が増加しています。企業のペーパーレス化が進む中、2020年ごろから世間的にテレワークが一気に普及したことがきっかけとなり、年賀状をデジタル化するニーズが急拡大したためと当社では分析しています。またそれに伴い、年賀メールに関する情報も多く出回るようになり、例えばインターネット検索で「年賀メール」と検索した際に出てくる情報の量は格段に増えました。このような状況から、年賀メールの利用意識は着実に高まっているといえます。

年賀メールを導入するとさまざまなメリットを得ることができます。ここでは具体的な例を4つご紹介します。

企業がはがきで年賀状を送る場合、はがきを用意して自社でデザインや宛先を印刷するか、印刷会社へデザインデータや送付先リストなどを提供し発注するケースが多いです。いずれにしても量が膨大だったり、発注後のデザインの確認が求められたりするなど、労力も時間も多くかかります。また、昨今はクラウド上で簡単に年賀状を注文できるサービスもありますが、それでもはがき代や印刷代、送料などが加算されてコストがかかります。それに対し年賀メールでは、はがきを用意する必要もありませんし、郵送代もかかりません。年賀状と比べ、準備の手間やコストを大幅に削減できるのがメリットです。

リモートワークが浸透した現在、送り先の顧客が必ずしも郵送物を受け取れる環境にあるとは限りません。相手がほとんどオフィスにいないような勤務形態だった場合、会社に年賀状が届いてもすぐに見てもらえない可能性があります。一方年賀メールであれば、メールの見られる環境さえあればどこでも受信や閲覧ができます。顧客側がどのような働き方をしているかに関わらず、新年の挨拶を受け取ってもらうことができます。

年賀状を出す場合、届ける時間の指定はできません。また、郵送の時間がかかるためすぐに相手の手元には届きません。年賀メールであれば、この点を解消できます。

年賀状の場合、はがきの中に書き込める情報量には限界があります。限られたスペースの中に干支のイラストなどを載せるとその分盛り込める文字の量は少なくなりますし、逆にイラストを減らして文字を多くしても読みづらくなってしまいます。

一方年賀メールでは、基本的に情報量の上限がありません。また、メールの中にリンクを設置することが可能なため、自社サイトへの誘導などができ次のアクションへと繋げやすいという特徴もあります。例えば今後予定している新商品の発売情報を載せたり、自社開催のセミナーの告知を載せたりすることもできます。単なる年始の挨拶だけで終わらず、ブランディングやマーケティングのツールとして利用できるのは年賀メールならではのメリットといえるでしょう。

メリットは理解できても、実際に年賀メール配信に取り組むには不安があるというケースも多いのではないでしょうか。特に、普段HTMLメールを一斉配信する機会の少ない部門のご担当者様からは、「そもそも何から着手すればよいのか分からない」という声も多くお聞きします。そこで、どのような方法で年賀メールを送ることができるのか、2つのパターンをご紹介します。

OutlookやGmailなどのメーラーを使用して年賀メールを送る方法です。手順は通常のメールと同じく、宛先・件名・本文を設定して送信すれば完了です。

メール配信に特化したシステムを使って年賀メールを送る方法です。送り方の手順はシステムによって多少異なりますが、基本的には配信先・件名・本文を設定するというメーラーと同じような流れです。

年賀メールを送る際には、はがきとは違った観点から気を付けるべきポイントがあります。ここではそのようなマナーや注意点を5つご紹介します。

件名は新年の挨拶であることが分かるようなものにしましょう。仕事始めの日にはたくさんのメールが届いています。年賀メールの受け取り側にとって、どのような内容のメールであるかが一目で分かるとメールの確認作業がスムーズになります。
具体的には、「新年のご挨拶」や「謹賀新年」といった文言を入れると良いでしょう。また、誰からの年賀メールなのかが分かるように、件名にも会社名や名前を入れると良いでしょう。

メーラーのBCCで一斉配信をする場合、相手の個人名などを入れることが難しいため、いかにも全体へ向けたような内容でしか送ることができません。このようなメールだと、受け取る側に雑な印象を与えてしまう可能性があります。はがきのように一人ひとりに向けたメールであることを伝えるために、メーラーを使う場合は極力BCC機能を使わず、メール本文内に相手の会社名や部署、氏名などを入れて一通ずつ送ることが望ましいです。会社名や部署名は略さず、正式名称で書くようにしましょう。
なお、多くのメール配信システムには、メール本文内に宛先の会社名や氏名を自動で差し込むことができる機能が用意されています。このようなシステムを使えば、一度の配信で個別のメールを送り分けることができます。

年賀メールはたくさんの宛先に送るため、配信前の確認が不十分だと誤送信が生じる可能性もゼロではありません。メール作成時にはメールアドレスや宛名の確認を丁寧におこない、ダブルチェックをするなど工夫すると良いでしょう。また、万が一誤送信してしまった場合に備え、どのように対処するのかをあらかじめ決めておくと安心です。

年賀メールを送った後は、メールがエラーになっていないかを確認しましょう。送信エラーになると相手にメールを見てもらうことができません。主に以下のような場合に送信エラーが発生します。

賀詞とは、年賀状の冒頭に書かれる祝いの言葉のことです。例えば「あけましておめでとう」や「謹賀新年」などがあります。これらは年賀状同様、送る相手によって使い分けが必要です。送る相手によっては不適切なものもあるため、年賀メールを作成する際には相手との関係性を考えて記載しましょう。

年賀メール配信にはメール配信に特化したシステムの利用がおすすめです。世の中にはたくさんのメール配信システムが存在しますが、なかでもWEBCAS e-mailは毎年多くのユーザー様にご利用いただいている人気のシステムです。

WEBCAS e-mailでは年賀メール用途向けに特化したサービスが用意されているため、はがきからメールへ移行する場合や担当者が不慣れな場合にも使いやすい点が特徴です。

WEBCAS e-mailの年賀メール用途向けサービスについて、特徴を4つご紹介します。システム選びの参考としてご覧ください。

配信までの手間が少ないため、初めての方でも簡単にお使いいただけます。

年賀メールを配信システムで配信された実例として、WEBCAS e-mailご導入企業様の声をご紹介します。

映画製作・配給事業を行うギャガ株式会社様は、自社配給映画の宣伝活動を円滑かつ効果的に行うことを目的としてWEBCAS e-mailを導入され、プロモーションなどさまざまな用途でメール配信をおこなわれています。その中で、これまではがきで送っていた年賀状も年賀メールに切り替えられました。ご担当者様からは次のようなお声をいただいています。

企業向けにアクセス解析ツール等を提供するS社様は、自社サービスのユーザー企業や販売代理店への年賀メールをWEBCAS e-mailで配信されました。
元々自社開発したメール配信の仕組みで年賀メールを送っていた同社でしたが、取引企業が増加し配信先が3,000件に増えたことを機に、大量配信に強いWEBCASを導入されました。ご担当者様にご利用の感想をお聞きすると、

以上、年賀メール配信についての基本知識と、メール配信システムを利用した年賀メール配信についてご紹介しました。年賀メールへご関心をお持ちの方や、年賀状からの切り替えを具体的にご検討中のお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。 また、「年賀メールを始めたいがシステム選びで困っている」「費用感が知りたい」などお悩みの点や気になる点がございましたら、当社までお気軽にご相談ください。

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