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Webフォーム設置のメリットと運用の効率化、ツール選びのポイントなどを解説

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Webフォーム設置のメリットと運用の効率化、ツール選びのポイントなどを解説

Webフォーム設置のメリットと運用の効率化、ツール選びのポイントなどを解説

こんにちは。アンケート・フォーム作成システム「WEBCAS formulator」のマーケティングチームです。
今回のテーマは「Webフォームの設置について」です。

企業にとって、Webフォームは「人々の声や情報を取得する窓口」として欠かせないものです。Webフォームを設置することで顧客との接点強化につながることから、Webマーケティングやマーケティングコミュニケーションにも役立ちます。今回は、Webフォームの設置や移行を検討しているご担当者様に向け、Webフォームの種類や自社サイトへ設置するメリット、作成ツールの選び方・ポイントなど解説します。

> Webフォームが誰でも簡単に作れるシステム「WEBCAS formulator」:回答数無制限で高セキュリティ

Webフォームとは

Webフォームとは、Web上でお問い合わせや資料請求、キャンペーン応募受付、イベント申し込み、アンケート回答などができるページのことです。
企業は自社サイト内にWebフォームを設置することで、顧客(既存顧客/見込み顧客)の情報を取得することができ、顧客もWebフォームを通じて企業に直接問い合わせをすることができます。Webフォームは、いわば「企業と顧客をつなぐもの」です。

メールフォーム

メールフォーム

Webフォームの種類

Webフォームには、どのような種類があるでしょうか。身近にある「〇〇フォーム」を思い浮かべてみましょう。

・問い合わせフォーム
・アンケートフォーム
・見積もり依頼フォーム
・人材採用の受付フォーム
・大学入試の出願フォーム
・FAQフォーム
・会員登録フォーム
・メルマガ登録フォーム
・資料請求フォーム
・セミナー、イベント申し込みフォーム
・キャンペーン応募フォーム など

このように、Webフォームは「人々からの情報を受け取るWeb上の窓口」として、アイデア次第で様々な使い方ができることがわかります。

自社サイトにWebフォームを設置するメリット

前述した通り、Webフォームの設置は企業側、顧客側双方にメリットがあります。ここでは「問い合わせフォーム」を例に考えてみます。

企業側のメリット

Webフォームでメールアドレス情報を取得する場合は、そのメールアドレス宛に「受付を完了しました」のような定型メールを自動返信することができます。これにより、一次対応の自動化(24時間対応)ができ、業務効率化はもちろん、人的リソース不足の解消やコスト削減にも役立ちます。後述する「顧客側のメリット」とも関連しますが、電話等に比べ気軽に問い合わせができることから、Webマーケティングにおける「問い合わせ数の増加」にも貢献します。また、あらかじめ「必須項目」を設定することで、必ず取得したい情報を漏れなく集めることが可能です。

さらに、Webフォームを設置することで企業の代表メールアドレスを非公開にすることができ、迷惑メールの受信防止にもつながります。

顧客側のメリット

Webフォームは電話に比べ気軽に問い合わせができることはもちろん、メールと比較しても多くの利点があります。メーラー(メールソフト)を立ち上げずに24時間いつでもメッセージ送信ができることに加え、企業側が用意したフォーマットに沿って入力を進めていけばよいため、問い合わせへの敷居が下がります。送信前の確認画面から入力間違いに気づきやすいのもメリットです。

Webフォーム設置はWebマーケティングにも役立つ

Webフォームは、リード獲得(新規顧客獲得)や顧客との接点強化につながることから、Webマーケティングやマーケティングコミュニケーションにも役立ちます。

インターネット上での情報収集が一般的になった昨今、人々は商品やサービスを検索し、企業のWebサイトを訪れ、サイト上のコンテンツを通して興味・関心を深めます。この際、自社サイトに「資料請求」「問い合わせ」「無料体験などの申し込み」などのWebフォームを設置しておくことで、顧客をスムーズに誘導することができます。これらのWebフォームの設置により24時間体制で顧客情報を得られるため、企業のマーケティングや営業推進には必要不可欠といえるでしょう。

Webフォーム設置にはフォーム作成ツール(システム)活用がおすすめ

Webフォームはプログラミングで自作することもできますが、「Webフォーム作成ツール(システム)」を活用することで、専門知識がなくても簡単に思い通りのWebフォームを作成できます。ツール利用のメリットについて、代表的なものをご紹介します。

ツール導入のメリット

最大のメリットは、前述したように誰でも簡単にWebフォームが作成できることです。ツールで提供されているデザインや設問タイプを選んで組み合わせていくだけで、思い通りのWebフォームが完成します。ツールに搭載されているテンプレートなどを活用すれば、よりスピーディーに作成することが可能です。担当者様ご自身でWebフォームを作成できるため、外注したり社内のエンジニアに依頼したりする必要がなく、業務効率化やコスト削減が叶えられます。

外注せずに自分で作れる

外注せずに自分で作れる

また、Webフォームには脆弱性を狙ったサイバー攻撃が多数存在するため、セキュリティ対策が必須といわれています。多くのWebフォーム作成ツールでは基本的なセキュリティ対策が講じられているため、ツールを活用することで個人情報をより安全に管理することができます。セキュリティについては、この後の「Webフォーム作成ツールの選び方・ポイント」の箇所でも触れていますので、ぜひご覧ください。

Webフォーム作成ツールの選び方・ポイント

現在、多くのWebフォーム作成ツール(システム)がありますが、どのような点を重視して利用を決めるとよいでしょうか。ツールの選び方と見るべきポイントについてご紹介します。

Webフォーム作成・運用における各種機能が充実しているか

ツール(システム)によって搭載機能や強みに違いがあるため、まずは自社の目的に適したものを選びましょう。基本的には、「情報の取得から管理、分析までをスムーズに行えるか」をベースに、機能の充実性を確認することをおすすめします。

代表的な機能例としては、

・Webフォームからの問い合わせに自動応答する(サンキューメールが送れる)
・Webフォームに登録があった際に管理者側にメールで通知する
・同一ユーザーの二重登録を防ぐ(重複応募を防ぐ)
・Webフォームから送信されたデータを蓄積・管理・分析できる
・管理画面からデータの追加・修正・削除ができる
・集めたデータをCSVファイル等でダウンロードできる
・アンケートフォームが作れる(アンケートに必要な各種設問が用意されている)

などが挙げられます。そのほか、必要に応じて「独自ドメインでWebフォームを運用できるか」「エラーメッセージの編集ができるか」「不正アクセスを防止する仕組みを利用できるか」などを確認することが重要です。また、既存のデータベースや外部ツールと連携できる機能があると活用の幅が広がります。

社内メンバーだけで簡単にWebフォームが修正できるか、管理しやすいか

Webフォームを運用していると、途中で内容が変更になったり項目の追加が発生したりするケースがあります。そのような際、社内メンバー(担当者様ご自身)がWebフォームを手軽に修正できることが何より重要です。そのため、Webフォームを簡単に作成できることはもちろん、修正作業も容易に行えるツールを選ぶことをおすすめします。

Webフォームで集めたデータを集計・分析する場合は、集計画面が見やすいか、詳細なデータをダウンロードできるかも重要な選定ポイントです。

また、「Webフォームのデザインや色を自社のコーポレートカラーに合わせたい」などの要望がある場合は、カスタマイズ性の高いツールを選ぶとよいでしょう。ツールに搭載されているテンプレートだけではデザインの自由度に限界があるため、管理画面上で色やフォントの設定、画像の挿入などが行えるツールが最適です。

顧客が入力しやすいWebフォームを作成できるか

せっかくWebフォームを設置しても、スムーズに入力できないと顧客が途中で離脱してしまう可能性があります。そのため「顧客にとって入力しやすいWebフォームが作れるか」という視点でツールを選ぶことも重要です。たとえば、郵便番号から住所を自動検索する機能や、スマートフォンで電話番号を入力する際に数字パネルが表示される機能などがあると、Webフォーム入力時の利便性が高まります。

スマートフォンで電話番号を入力する際に数字パネルが表示される機能

電話番号入力時の数字パネル表示

電話番号入力時には数字パネルを表示すると利便性が高まる

セキュリティ対策がしっかりしているか

Webフォームでは個人情報を扱うため、セキュリティ対策が必要不可欠です。オンライン上でデータの受け渡しを行うため第三者に内容を盗み見られるリスクがあり、実際に数々の脆弱性を狙ったサイバー攻撃が存在しています。そのため、ツールの選定時には「必要なセキュリティ対策が講じられているか」を細かく確認しましょう。
具体的には、代表的なサイバー攻撃(クロスサイトスクリプティングやSQLインジェクション、クロスサイトリクエストフォージェリ、メールヘッダインジェクション等)への対策がなされているか、F/W(ファイアウォール)、WAF、IDS/IPSなどのセキュリティ対策製品が導入されているかが重要です。F/W、IDS/IPS、WAFはいずれも外部からの不正アクセスからシステムを守るセキュリティ対策製品ですが、以下のようにそれぞれ守備範囲や得意分野が異なります。

F/W、IPS、WAFの導入

F/W、IPS、WAFの導入

また、必要に応じて自社環境からのアクセス以外は受け付けない「IP制限」が可能かオペレータ毎に個人情報の閲覧権限を付与できるか等も確認するとよいでしょう。

個人情報閲覧権限

オペレータ毎に個人情報取扱い等の権限設定が可能です

オペレータ毎に個人情報の閲覧権限を付与する例

コストが適正か

Webフォーム作成ツールには、無料で使えるものから有料のものまで様々な種類があります。機能やセキュリティ、サポート、コストのバランスを考慮して、自社にとって適正なツールを選択しましょう。 無料ツールは気軽に使えるというメリットがある一方で、デザインや設問設計に制限があったり、サポートが十分に受けられなかったりするデメリットもあるため慎重に検討することをおすすめします。
また、有料ツールでも「データの登録数」によって料金が変わるものもあれば、どれだけ登録しても定額で利用できるものもあります。有料ツールを使う場合は無料のお試し期間などで操作感を確認しておくと安心です。

Webフォーム設置に関する注意点

最後に、Webフォームを設置する上で注意すべき点について、前述した内容も振り返りつつ解説します。

Webフォームを設置する際は入力完了率を高める工夫をする

「Webフォーム作成ツールの選び方・ポイント」の箇所でも触れましたが、設置したWebフォームが顧客にとって入力しやすいかどうかはとても重要です。Webフォームの設置を決めたら、入力完了率を高めるためにどのような工夫ができるか考えてみましょう。

具体的な方法としては、入力項目を最小限にする、回答の不備を知らせるエラーをリアルタイムに表示させる、フォームのテキストボックスにプレースホルダー(入力例)を表示させる等が挙げられます。エラー表示やプレースホルダーについては、Webフォーム作成ツールに標準搭載されていることがあるため、選定時に確認することをおすすめします。

エラーメッセージの編集

エラーメッセージの編集

エラー表示の例。ツールによっては、エラーメッセージを自由に編集できるものもある。

Webフォームの作成に最適なシステムをご紹介

当社WOW WORLDでは、誰でも簡単に、思い通りのWebフォームを作成できるシステム「WEBCAS formulator(ウェブキャス フォーミュレーター)を提供しています。プログラミングの知識は不要で、誰でも思い通りのWebフォームを高セキュリティ下で運用できます。Webフォームへの登録数は無制限で、1ヶ月からご利用可能です。操作感を確認できる無料トライアルもご用意していますので、ご興味があればお気軽にお問い合わせください。

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コラム執筆:株式会社WOW WORLD 浅野 真理子

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