Webフォーム設置のメリットと運用の効率化、ツール選びのポイントなどを解説

Webフォームには、どのような種類があるでしょうか。身近にある「〇〇フォーム」を思い浮かべてみましょう。

このように、Webフォームは「人々からの情報を受け取るWeb上の窓口」として、アイデア次第で様々な使い方ができることがわかります。

前述した通り、Webフォームの設置は企業側、顧客側双方にメリットがあります。ここでは「問い合わせフォーム」を例に考えてみます。

Webフォームでメールアドレス情報を取得する場合は、そのメールアドレス宛に「受付を完了しました」のような定型メールを自動返信することができます。これにより、一次対応の自動化（24時間対応）ができ、業務効率化はもちろん、人的リソース不足の解消やコスト削減にも役立ちます。後述する「顧客側のメリット」とも関連しますが、電話等に比べ気軽に問い合わせができることから、Webマーケティングにおける「問い合わせ数の増加」にも貢献します。また、あらかじめ「必須項目」を設定することで、必ず取得したい情報を漏れなく集めることが可能です。

さらに、Webフォームを設置することで企業の代表メールアドレスを非公開にすることができ、迷惑メールの受信防止にもつながります。

Webフォームは電話に比べ気軽に問い合わせができることはもちろん、メールと比較しても多くの利点があります。メーラー（メールソフト）を立ち上げずに24時間いつでもメッセージ送信ができることに加え、企業側が用意したフォーマットに沿って入力を進めていけばよいため、問い合わせへの敷居が下がります。送信前の確認画面から入力間違いに気づきやすいのもメリットです。

＞ Webフォームが誰でも簡単に作れるシステム「WEBCAS formulator」：回答数無制限で高セキュリティ

Webフォームは、リード獲得（新規顧客獲得）や顧客との接点強化につながることから、Webマーケティングやマーケティングコミュニケーションにも役立ちます。

インターネット上での情報収集が一般的になった昨今、人々は商品やサービスを検索し、企業のWebサイトを訪れ、サイト上のコンテンツを通して興味・関心を深めます。この際、自社サイトに「資料請求」「問い合わせ」「無料体験などの申し込み」などのWebフォームを設置しておくことで、顧客をスムーズに誘導することができます。これらのWebフォームの設置により24時間体制で顧客情報を得られるため、企業のマーケティングや営業推進には必要不可欠といえるでしょう。

Webフォームはプログラミングで自作することもできますが、「Webフォーム作成ツール（システム）」を活用することで、専門知識がなくても簡単に思い通りのWebフォームを作成できます。ツール利用のメリットについて、代表的なものをご紹介します。

また、Webフォームには脆弱性を狙ったサイバー攻撃が多数存在するため、セキュリティ対策が必須といわれています。多くのWebフォーム作成ツールでは基本的なセキュリティ対策が講じられているため、ツールを活用することで個人情報をより安全に管理することができます。セキュリティについては、この後の「Webフォーム作成ツールの選び方・ポイント」の箇所でも触れていますので、ぜひご覧ください。

＞ Webフォームが誰でも簡単に作れるシステム「WEBCAS formulator」：回答数無制限で高セキュリティ

現在、多くのWebフォーム作成ツール（システム）がありますが、どのような点を重視して利用を決めるとよいでしょうか。ツールの選び方と見るべきポイントについてご紹介します。

ツール（システム）によって搭載機能や強みに違いがあるため、まずは自社の目的に適したものを選びましょう。基本的には、「情報の取得から管理、分析までをスムーズに行えるか」をベースに、機能の充実性を確認することをおすすめします。

代表的な機能例としては、

などが挙げられます。そのほか、必要に応じて「独自ドメインでWebフォームを運用できるか」「エラーメッセージの編集ができるか」「不正アクセスを防止する仕組みを利用できるか」などを確認することが重要です。また、既存のデータベースや外部ツールと連携できる機能があると活用の幅が広がります。

Webフォームを運用していると、途中で内容が変更になったり項目の追加が発生したりするケースがあります。そのような際、社内メンバー（担当者様ご自身）がWebフォームを手軽に修正できることが何より重要です。そのため、Webフォームを簡単に作成できることはもちろん、修正作業も容易に行えるツールを選ぶことをおすすめします。

Webフォームで集めたデータを集計・分析する場合は、集計画面が見やすいか、詳細なデータをダウンロードできるかも重要な選定ポイントです。

また、「Webフォームのデザインや色を自社のコーポレートカラーに合わせたい」などの要望がある場合は、カスタマイズ性の高いツールを選ぶとよいでしょう。ツールに搭載されているテンプレートだけではデザインの自由度に限界があるため、管理画面上で色やフォントの設定、画像の挿入などが行えるツールが最適です。

Webフォームでは個人情報を扱うため、セキュリティ対策が必要不可欠です。オンライン上でデータの受け渡しを行うため第三者に内容を盗み見られるリスクがあり、実際に数々の脆弱性を狙ったサイバー攻撃が存在しています。そのため、ツールの選定時には「必要なセキュリティ対策が講じられているか」を細かく確認しましょう。
具体的には、代表的なサイバー攻撃（クロスサイトスクリプティングやSQLインジェクション、クロスサイトリクエストフォージェリ、メールヘッダインジェクション等）への対策がなされているか、F/W（ファイアウォール）、WAF、IDS/IPSなどのセキュリティ対策製品が導入されているかが重要です。F/W、IDS/IPS、WAFはいずれも外部からの不正アクセスからシステムを守るセキュリティ対策製品ですが、以下のようにそれぞれ守備範囲や得意分野が異なります。

また、必要に応じて自社環境からのアクセス以外は受け付けない「IP制限」が可能か、オペレータ毎に個人情報の閲覧権限を付与できるか等も確認するとよいでしょう。

Webフォーム作成ツールには、無料で使えるものから有料のものまで様々な種類があります。機能やセキュリティ、サポート、コストのバランスを考慮して、自社にとって適正なツールを選択しましょう。 無料ツールは気軽に使えるというメリットがある一方で、デザインや設問設計に制限があったり、サポートが十分に受けられなかったりするデメリットもあるため慎重に検討することをおすすめします。
また、有料ツールでも「データの登録数」によって料金が変わるものもあれば、どれだけ登録しても定額で利用できるものもあります。有料ツールを使う場合は無料のお試し期間などで操作感を確認しておくと安心です。

最後に、Webフォームを設置する上で注意すべき点について、前述した内容も振り返りつつ解説します。

「Webフォーム作成ツールの選び方・ポイント」の箇所でも触れましたが、設置したWebフォームが顧客にとって入力しやすいかどうかはとても重要です。Webフォームの設置を決めたら、入力完了率を高めるためにどのような工夫ができるか考えてみましょう。

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