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メルマガ配信を始めたい方必見!目的やメリット、注意点、配信システムの選び方のポイントを解説

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メルマガ配信を始めたい方必見!メルマガ配信の目的やメリット、注意点、配信システムの選び方のポイントを解説

メルマガ配信を始めたい方必見!メルマガ配信の目的やメリット、注意点、配信システムの選び方のポイントを解説

顧客とのコミュニケーション手段として、多くの企業で活用されているメルマガ。顧客との関係性構築やマーケティングの一環として、新たに取り組まれようとしている方もいらっしゃるのではないでしょうか。本記事では、そのような「これからメルマガ配信を始めたい!」という方に向け、メルマガ配信の目的や内容、配信方法の種類などメルマガの基本的な知識から、配信時に注意すべき点や配信システム(ツール)を選ぶ際のポイントまでを、余すことなく解説します。

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メールマガジン(メルマガ)配信とは

メールマガジン(メルマガ)とは、メールで製品やサービスに関する情報発信を行い、顧客との関係構築を図るマーケティング施策のひとつです。SNSの利用が加速する現代においても、多くの企業がメルマガを併用して成果を上げています。一度に数百~数万件などの顧客に向けて情報を配信することができるため、広告出稿やハガキなどのダイレクトメール、テレアポなどと比べてコストを抑えて運用することが可能です。また、本記事の後半で解説しますが、メルマガは「あらかじめメルマガの受信を許諾した方にしか配信できない」と法律で定められています。そのため、比較的自社に関心の高い顧客にアプローチできる貴重な手段です。

メルマガ配信の目的や内容

メルマガを配信する目的は企業により異なりますが、①重要なお知らせ、②販売促進、③ブランディングの3つに分類されるケースが多いです。それぞれ具体的にどのような内容があるのか、以下に例を挙げて説明します。

① 重要なお知らせ
例:Webサイトのメンテナンス日程や店舗の休業日のお知らせ、店舗移転のお知らせ など
顧客にとって重要な、Webサイトや店舗の営業状況に関する内容をメルマガで配信するケースです。メルマガは紙媒体などと比べて、受信者側はスマホやパソコンからいつでもどこでも受け取って確認することができます。また、印刷などの手間がない即時性のある媒体であるため、急なお知らせにも対応ができるという強みがあります。それらの特性を活かし、重要なお知らせをメルマガとして配信する企業も多く見られます。

② 販売促進
例:キャンペーン情報やセール情報の告知、クーポンの配信、新商品入荷のお知らせ など
自社の製品やサービスを購入してもらうための情報をメルマガに載せて配信するケースです。チラシやダイレクトメール(DM)をメルマガに置き換えていると考えるとイメージしやすいでしょう。メルマガの内容を「●●様限定のお得なクーポンです」などのようにパーソナライズされた内容にすると、より購買意欲を高めることができます。

③ ブランディング
例:商品購入者に向けたアフターフォロー、セミナーの告知、アンケートや口コミの紹介 など
顧客からの企業イメージや信頼をより良くし、顧客に印象付けるために、様々な情報をメルマガで配信するケースです。配信内容は多岐にわたり、例に挙げたようなもののほかにも、コラムが書かれていたり、その企業が取り組んでいる社会貢献活動について書かれていたりする場合もあります。このようなメルマガを定期的に配信することで、顧客の中で企業のイメージを確立させていきます。

配信方法の種類

メルマガの配信方法には、主にステップメール定期配信の2種類があります。それぞれの配信方法について解説します。

ステップメール

顧客情報をもとに最適なタイミングで自動的にメール配信する方法です。例えば顧客の誕生日のデータをもとにお誕生日クーポンを送ったり、購入履歴のデータを参照して購入後●日後にフォローアップメールの配信をしたりと、様々な活用方法があります。 受信者の状態に合わせて配信されるため、後述する定期配信と異なり顧客一人ひとりに最適なタイミングでメールが届くことが特徴です。

▼化粧品無料サンプルを請求されたお客様に、メールで自動フォローアップを行う例

化粧品無料サンプルを請求されたお客様に、メールで自動フォローアップを行う例

化粧品無料サンプルを請求されたお客様に、メールで自動フォローアップを行う例

定期配信

月1回や週1回など、送信者側でタイミングを決めてメールを配信する方法です。定期的な配信を行うことによって、「顧客に必要な情報を届ける努力をしている誠実な会社」という印象を与えられるため、会社の信頼度を高めるのに役立ちます。また、定期的にメールを送ることで顧客との接触頻度が高くなり、商品やサービスを思い出してもらいやすくなります。そのため配信の頻度(期間)は空きすぎないようにするとよいでしょう。
定期メルマガの内容は企業によってさまざまですが、新着商品の紹介や最新のイベントやセミナー、コラムなどで構成されるケースが多く見られます。
ただし、頻度や内容が多すぎると顧客から嫌がられ、メルマガの登録を解除されてしまう可能性もあるため、送る目的を明確にしておき、それをもとに適切な頻度や内容を決める必要があります。

配信するメルマガのスタイル

メルマガのスタイルにはテキストメールとHTMLメールの2種類があります。 それぞれにメリットとデメリットがあるため、ターゲットや配信内容によってスタイルを使い分けるのもおすすめです。 2つのスタイルのメールを同時に送ることができるメルマガ配信システムを活用する方法もあります。なお、配信システムについては後の項目で解説します。

HTMLメール

画像や動画などを使って構成されているメールです。視覚的に訴求できるのが最大の特徴です。近年、スマートフォンの普及とともにHTMLメールの活用が拡大し、現在では多くの企業で取り入れられています。
HTMLメールは短い文章でも写真やイラストを活用することで直感的に内容を理解してもらえるため、商品・サービスの魅力を伝えたい場合や、キャンペーン情報などを目立たせたい場合に活用すると良いでしょう。開封率が取得できるのもメリットです。
デメリットとしては、受信する側の環境やメールソフトによっては正しく表示されないこともあるため、受信側の状態に左右されてしまう点があります。また、HTMLメールはHTML言語を使って作成するため、専門的な知識がないと作成が難しいことがあります。

HTMLメールの例

HTMLメールの例

▲HTMLメールなら一目で内容を伝えることができる

テキストメール

文字のみで構成されているメールです。メリットとしては、作成に専門的な知識が不要であり、簡単に着手できることが挙げられます。また、受信する側の環境やメールソフトによる影響を受けにくいので、必ず伝えたい重要なお知らせを配信するのに向いています。 デメリットとしては、文字を読まないと内容を理解してもらえないため、視覚的な訴求には向かないという点があります。

メルマガ配信のメリット

メルマガ配信によって得られるメリットはさまざまです。ここでは3つのメリットをご紹介します。

情報の接触機会を増やせる

まず、顧客が情報に接触する機会が増えるというメリットがあります。店舗に来店してもらったり、Webサイトに訪れてもらったりしなくても、メルマガを配信することでたくさんの顧客に情報を届けることができます。
なお、メルマガ経由での情報の接触は、開封率やクリック率などで計測することが可能です。メルマガがどれだけ開封され、リンクをクリックされたかを見て、顧客の情報接触の状況を測ることができます。

継続配信により認知され、信頼度アップにつながる

次に、継続的な配信によって顧客との接点を持ち続けることができ、関係性が深まるというメリットがあります。
メルマガ配信によって顧客に企業や商品などの認知がされていき、結果的に信頼度が上がりやすくなります。顧客との良好な関係はブランド好感度や顧客満足度向上にもつながるため、定期的なメルマガ配信で信頼度を上げていくことは大切です。

コンバージョンにつながりやすい

さらに、メルマガは自社の商品やサービスに興味・関心のある顧客、いわゆる心理的距離の近い顧客に的を絞ってアプローチできるため、コンバージョン(目的の成果)に直結しやすいことが特徴です。また、次々に情報が流れて行ってしまうマス広告やSNS広告に対し、個人のメールボックス内に情報が残るというメリットがあるため、配信から時間が経過しても問い合わせや購入につながるケースがあります。

メルマガ配信の注意点

メルマガ配信を行う際には気を付けなければならないポイントがあります。メルマガ配信を検討する際には、次の4つのポイントに特に注意して計画しましょう。

「特定電子メール法」「オプトイン」「オプトアウト」についての理解が必要

メルマガ配信をする際には「特定電子メール法」という法律を必ず守らなくてはなりません。「特定電子メール法」とは、迷惑メールを規制するための法律です。この法律によって、現在はオプトイン(受信許可)による配信のみが認められています。この法律が制定される以前は、企業から先に顧客にメルマガ配信を行い、拒否したい顧客が個別に受信拒否(オプトアウト)する方法も可能でしたが、今は禁止されています。
そのため、顧客の個人情報を提供してもらう際には「メルマガを受信する」などのような項目を設け、チェックを入れた方にのみ送信可能にする方法がよいでしょう。また、併せていつでもオプトアウト(受信拒否)できるような導線を用意し、どのようにオプトアウトできるのかをメルマガ内に記載しておくことが大切です。

→「特定電子メール法」について詳しくはこちらの記事から

メルマガの目的を整理したうえで取り組む

メルマガは目的によって配信内容が異なります。例えば、お問い合わせ(コンバージョン)を目的にメルマガを送る場合と、セミナーなどの中間コンバージョンで顧客のファン化を目的とする場合では、内容が異なります。そのためメルマガ配信を計画する際には、目的を明確にして、内容を確定するプロセスが必要となります。また内容だけでなく、配信の頻度なども同様に調整する必要があります。
一般的に営業目的のメルマガが多いとオプトアウトに繋がりやすくなりますが、セミナー・イベント情報や、利用者の声(レビュー・事例インタビュー)、コラムなど読者にとって役立つコンテンツが盛り込まれていれば、ある程度頻度を高めてもオプトアウトされづらい場合もあります。計画段階のみならず、運用しながら計測をして、随時目的の再検討を行うことも必要でしょう。

経営戦略等で決めたブランディングを意識しメルマガ作成する

「メルマガ配信のメリット」の項でお伝えしたとおり、メルマガは顧客からの信頼獲得に直結しています。まずは自社の経営戦略やマーケティング戦略でどのようなブランディングをするべきかを検討し、それに則ってメルマガのコンテンツを作成することが重要です。

ブランディングを意識したメルマガを作成する方法のひとつとして、大枠のデザインを決め、それをテンプレート化して活用するのも良いでしょう。デザインが統一されたメルマガが届くことによって、自社のブランドを認識してもらいやすくなります。

なお、当たり前の話ではありますがメルマガの内容を読者にとってメリットのあるものにすることで、顧客からの信頼は向上します。メルマガ限定クーポンなど金銭的なインセンティブに限らず、「読んでよかった」と価値を感じられる情報を載せることで、読者からの印象はより良いものになるでしょう。

ブランディングを意識したメルマガ

ブランディングを意識したメルマガ

▲商品の世界観などを反映したメルマガの例(コーセープロビジョン株式会社様)

無理なく配信し続けるための対策が必要

メルマガ配信は思っているよりも手間がかかります。下記はメルマガ配信に必要な作業工程の一例です。

  • メルマガ内容の企画会議をする
  • 必要な画像やテキストを用意する
  • 画像やテキストを使ってメルマガ本文を作成する
  • (HTMLメールの場合)コーディング作業を行う
  • 配信するメールアドレスなどのリストを用意する
  • リストに向けて、作成したメルマガを配信する

メルマガの頻度や規模によっては、これらの作業にかかる時間やスタッフの数がたくさん必要になることもあります。
また、メルマガは配信して終わりではなく、効果測定を行ってより効果のあるメルマガにしたり、マーケティング活動に活用したりしていく必要があります。配信までの作業に加えて効果測定をすることも踏まえて、無理のない配信を行うことが大切です。無理のない配信のために、余裕を持った配信計画の策定や人的リソースの確保、効率化のためのシステム導入などを、メルマガ配信前からしっかり考えておくのが良いでしょう。

大量のメルマガ配信にはシステム(ツール)活用がおすすめ

前項で挙げた作業を効率よく行うためのものとして、「メルマガ配信システム(ツール)」があります。 メルマガ配信システムとは、顧客やメルマガ会員に対してメールを一斉配信できるシステムです。現在世の中には数多くのメルマガ配信システムが存在しており、提供形式は大きく分けてクラウド版とオンプレミス版があります。
一般的にメルマガ配信システムには、HTMLメールの作成や大量一斉配信、セグメント配信、予約配信、ステップメール配信、配信結果分析などの機能があります。大量のメルマガを手作業で作成し配信するのは大変な労力がかかりますが、このようなシステムを活用すれば効率よく配信できます。また、システム内でアドレスの一元管理ができるため、セキュリティ対策強化や誤送信防止などにも有効です。
このようなメリットがある一方、操作画面が難しくて使いこなせなかったり、プランが合わずに予想していたよりも大幅に費用がかかってしまったりと、システムを導入したことによるデメリットが生じてしまうケースもあります。

配信システム(ツール)の選び方のポイント

メルマガ配信システムを選ぶ際には、自社に合ったものを選ぶことが重要です。どのような点に注意して選ぶと良いのか、解説します。

セキュリティ対策などシステムの信頼性、導入実績などに着目して選ぶ

強固なセキュリティ対策ができる配信システムを選ぶことは重要です。メルマガ配信ではメールアドレスをはじめとした個人情報を大量に扱うこととなります。そこで、情報漏洩が起きないようにすることが肝要です。そのため、外部からの攻撃に対する対策がしっかりなされているシステムや、社内からの情報流出リスクを抑えるための機能があるシステムを選ぶと良いでしょう。
また、システムの提供会社が個人情報の保護やネットワークセキュリティに対してどのように対策しているか等の確認も必要です。

セキュリティ

セキュリティ

各システムのホームページなどで過去の導入実績を見ることも、そのシステムの信頼性を確認する方法のひとつです。大手企業や官公庁ではセキュリティ要件が厳しいケースもあるため、そのような組織での導入実績があることもシステム選定の判断基準にできます。

配信速度や配信量、到達率などに着目して選ぶ

一口にメルマガ配信システムと言っても、配信速度や一度に送ることのできる配信量、到達率などはそれぞれ異なります。自社の配信したいメルマガの量によっては、適応できないシステムもあるため、システム選定前に「どれくらいの量のメルマガを送ることになりそうか」などを見積もっておくとよいでしょう。
大量のメルマガを配信する場合でも高速配信が可能なシステムや、宛先ごとにメルマガの内容を出し分けて最適化できるような機能を持つシステムを選ぶと、様々なメルマガ配信に対応できるためおすすめです。

分析機能や集計機能なども整ったシステムを選ぶ

分析機能や集計機能などもシステムに備わっていると便利です。メルマガ配信後に配信結果を振り返り、次回以降の配信に役立てることができます。システムを使わずに分析することも可能ではありますが、数百件~数千件以上のメルマガ配信ともなると手作業での分析は困難を極めます。メルマガは配信して終わりではなく、PDCAを回しながらより良いものを配信していくことが重要ですので、このような分析機能があるとよいでしょう。

グラフや表で分析結果が一目で分かるシステムがおすすめ

グラフや表で分析結果が一目で分かるシステムがおすすめ

▲グラフや表で分析結果が一目で分かるシステムがおすすめ

その他

その他にも、各システムには様々な機能が備わっています。自社のメルマガ配信において必要な機能が揃っているかを確認してシステムを選定するようにしましょう。必要な機能というのは、今現在使いたい機能だけでなく、将来的なメールマーケティングに役立つ機能かどうかという視点で考えるとよいでしょう。具体的にどのような機能のあるシステムを選ぶと良いか、以下に一例を記載します。

<メルマガ配信システムの機能の一例>

また、どのようなメルマガを配信するにしても操作がしやすいことは何より大切ですので、デモ環境でのお試しをしてみたり、口コミを見てみたりするなど、使い勝手を事前に把握しておくことが大事です。システムを提供している企業が自社のシステムを紹介するセミナーを開催していることもあるので、それに参加するのも一つの手でしょう。

また、価格が適切かどうかも重要なポイントです。メルマガ配信は継続的に行うことも多いため、初期費用だけでなく、継続してかかるコストがどの程度になるか、公式Webサイトの料金表を見たり、見積もりをとったりして確認しておくとよいでしょう。 さらに、サポートの充実度を併せて確認しておくことをおすすめします。システムによっては契約プランによってサポートが有料になるものもあります。メルマガ配信に関する基本的な質問からシステム内の細かな設定まで、サポートが必要になる場面が発生した場合にどこまで対応してもらえるのか、事前に確認しておきましょう。

まとめ

以上、メルマガ配信の目的や内容、メリットや注意点、配信システムの選び方のポイントなどについて解説しました。

なお、当社ではメルマガ作成・配信を簡単に行うことができるシステム「WEBCAS e-mail」を多くの企業や官公庁に提供しています。1か月単位の短期利用が可能で、月額1万円から利用いただけます。本記事内でメルマガ配信に必要なシステムの機能についてお伝えしましたが、WEBCAS e-mail」は、いずれも対応しています。HTMLメール作成を直感的に行えるHTMLメール作成エディタ機能や、毎時1,000万通以上を実現する高速メール生成機能によって、メルマガを思い通りに作成し、配信することができます。

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コラム執筆:株式会社WOW WORLD 小林 春菜

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