メール共有管理ツール(問い合わせ管理システム)その他の機能 | WEBCASメール共有ASP
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お客様からの問い合わせメール対応、こんなトラブルが起きていませんか?

お客様から大量に届く問い合わせメール対応にお困りではありませんか?Outlook等の個人用メールソフトで複数担当者がお客様メール対応を行うと、通常の業務メールに大切な問い合わせメールが紛れたり、別担当によるメール対応状況が把握しづらく、メール対応漏れや二重対応、返信もれ等のトラブルが起きがちです。
お客様から届くメールを複数人で共有・管理し、対応するためのグループウェアWEBCASメール共有ASPなら、メールの対応もれ・二重対応・対応遅れを徹底的に防止できます!
ユーザー数 無制限 月額 5,000円~ クラウドだから今すぐ使える
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WEBCASメール共有 ASP その他の機能

グループ管理

グループフォルダを画面の左側に表示公開しているメールアドレスごとに返信メールアドレスを変えるなど、各社の運用方法に合わせて、グループ別に運用のルールを決めることができます。また、あとからグループを追加するなど、組織変更に合わせたフレキシブルな対応が可能です。

グループ所属オペレータ設定

グループ所属設定画面グループごとに、所属オペレータを設定することができます。オペレータは、所属していないグループの情報は一切閲覧できません。必要な情報以外は公開しないことで、より高いセキュリティが確保できます。

メール自動振り分け

メール振り分けルール設定画面あらかじめ設定したルールに則り、本文・件名・本文の内容に合わせて、自動的に担当グループへ振り分けを行うことができます。

転送管理

プルダウンでグループを選び(下) メールを別グループへ転送(左上)別グループ宛に届いた問合せは、グループをまたいで簡単に転送することができます。

権限設定

権限設定画面オペレータごとに許可する機能を細かく設定することができます。権限を付与されていない機能はアイコンがグレーアウトされるので、オペレータは許可されていない機能が明確になります。

承認機能

『上長が承認してから送信する』などの承認設定が簡単に行えます。また、たとえば技術チェックは技術担当、文章チェックは広報担当など、それぞれ別の管理者が確認する場合、最大3重承認までのフレキシブルな設定が可能です。もちろん、承認機能を使用しないようにすることもできます。

承認フローの一例 第一承認者Aさん または Bさんが承認 第一承認後→ 第二承認者Cさんが承認

一括対応

メールを複数選択(矢印部分)キーボードの [Shift]キー または [Ctrl]キーを使用し、メールの一覧から任意に選択した複数の問い合わせメールを一度にまとめて対応することができます。スパムメールを一括して削除したり、一括して承認したりする場合に効率的に対応ができます。

連絡事項

連絡事項・お知らせ画面シフトで勤務するスタッフが多いコールセンター・コンタクトセンターでは、スタッフ内の情報共有は重要です。連絡事項は、ログインした後、強制的に表示されます。これにより、メール業務対応者への情報共有が確実に行えます。

タイムスタンプ

タイムスタンプ部分だれがいつどのような作業を行ったか、履歴情報はすべてタイムスタンプとして記録されます。その情報を見ればオペレーション状況が一目瞭然。対応がどこで滞っていたのかなどを調査する際に便利です。

しきい値

しきい値設定画面(右)と反映画面(左)メールを受信してから一定の時間を経過すると背景色が変化し、オペレータに警告します。この設定は、5つまでをしきい値として設定することができます。また、このしきい値以内で何件まで対応できたかなどのレポートも出力できます。

レポート機能

レポート画面グループごとのメール受信数、処理状況、誰がどのような対応を行っているかなどの各種レポートを作成でき、対応を分析することができます。これを元に、より適切なメール対応を行うための改善策を立案・実行し、さらに検証することが可能となります。

履歴・検索

メールを指定して「履歴」ボタンを押す(右)と、検索結果を表示(下)タイトル・本文・期間・ステータスなどの各種条件を元に、メールアドレスをキーとしてメールを検索することができます。
特に過去履歴検索は、メールを指定した状態で「履歴」アイコンをクリックするだけ簡単に表示できます(右画像を参照)

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FAQ WEBCASメール共有ASPについて、よくあるご質問とそれへの回答をご案内します。

どんな用途や規模感で使われていますか?
お客様からのメール問い合わせ対応の用途が多いです。
メーカー、ネットショップ等の顧客メールサポート、問い合わせ対応ツールとして数多く導入頂いております。その他、官公庁ではオペレータ数千人規模のメール対応ツールとして、人材派遣会社では派遣スタッフへの業務連絡ツールとして、BtoB企業様では受注管理、資料請求管理ツールとして等、様々な用途・規模感にてご利用いただいております。
楽天、Yahoo!ショッピング、自社サイトでショッピングサイトを運用しています。
これら複数の窓口からのメール問い合わせを管理することはできますか?
もちろん可能です。
運営ショップ毎にメールアドレスを設定すれば、ショップ毎にメールを管理して対応することができます。ショップ別に担当者を割り振ることもできますし、全担当者が全ショップのメールに対応することも可能です。それぞれのショップ窓口毎に、返信元メールアドレスを設定することもできます。
楽天市場のマスクアドレス(楽天あんしんメルアド)への返信もできますか?
もちろん対応しています。
楽天ショップ運用企業様向けに「楽天あんしんメルアドサービス」(マスキングされたメールアドレス)にも対応しております。ご契約後、詳しい設定手順をご案内いたしますので、ご安心ください。
他システムからの乗り換え検討中です。これまでのメールをインポートできますか?
はい。インポート可能です。
eml形式でメールを一括インポートすることが可能です。また、メールフォルダに後付けで自動振り分けルールを設定することもできるので、スムーズな移行とその後の効率的な運用・管理を実現します。
オペレーター数に制限はありますか?
オペレータ数に制限はありません。
もちろんオペレーター追加により料金が加算されることもありません。スタッフの突然の増加等にも対応できますのでご安心ください。
すぐ使えますか?
最短2営業日からすぐご利用いただけます。
インターネット経由でご利用いただくASPサービスですので、インターネットができるパソコンさえあれば、設定次第すぐご利用いただけます。
ASP環境の安定性やセキュリティはいかがですか?
万が一に備え、様々な対応を行っています。

ハイレベルなセキュリティのデータセンターWEBCAS メール共有ASPを設置しているIDCは、24時間稼働の自家発電装置や、冗長化されたUPS無停電電源装置を設置し、ハードウェアはRAID構成にて対応。24時間365日監視、追尾式監視カメラを整備しており、ICカードによる入退室管理を実施しています。 また異常発生時は、10分に1回の間隔で検知する監視プログラムにより、通知を受けた当社保守担当が復旧作業にあたり、ユーザー企業様へのご報告を速やかに行います。

第3者機関による脆弱性診断を定期的に実施WEBCASメール共有ASPは、自社管理の徹底はもちろん、セキュリティのプロフェッショナルである第3者機関の目を通した脆弱性診断を毎年行っております。最新の診断は、2017年11月、京セラコミュニケーションシステム株式会社の脆弱性診断を実施しております。

情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)国際規格「ISO/IEC27001」の認証を取得当社では、情報管理や情報漏洩対策の適正な運用を継続的に行うため、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO/IEC27001」認証を全部門で取得しております。今後も情報セキュリティレベルのさらなる向上を目指し、国際レベルの運用監視体制のもと、全社的な運用・改善に努め、お客様企業に信頼いただけるサービスを提供してまいります。

プライバシーマークを取得。規格に準拠したコンプライアンスプログラム当社は一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)よりプライバシーマークの認定を受けており、個人情報の取り扱いに細心の注意を払い業務に当たっています。またJIS規格(JIS Q 15001)に準拠したコンプライアンスプログラムの運用にて対応しております。

サービス品質保証制度(SLA)当社が提供できるサービス品質基準として、月間稼働率は99.5%に設定しております。
(※月間稼働率=月間総時間数-ダウンタイム時間÷月間総時間)

WEBCASメール共有ASPの価格

初期費用30,000円~ 月額費用5,000円~

ご要望に合わせて低コストな運用方法をご提案いたします。

4,000社以上に選ばれています! WEBCASシリーズの導入実績

MTG様

美容機器メーカー

ネットショップの問い合わせメール管理に使っています。通常のメールソフトでの運用に比べ、対応時間が6割も削減しました

MTG様
CCCメディアハウス様

出版社

お客様との個人情報のやりとりは、暗号化された通信経路以外は経由しないという環境を構築しました。高セキュリティを実現でき満足しています

CCCメディアハウス様
ワイヤレスゲート様

公衆無線LANサービス提供

メールソフトのように直感的に操作できるので、返信スピードがあがり品質も向上しました

ワイヤレスゲート様
アイフリーク様

モバイル用デコメ配信サイト運営

直感的な操作性により迅速な対応が可能になり、お客様の満足度が向上しました

アイフリーク様
SBIカード株式会社様

ポイント企画・運営

複数のスタッフが使うものなので、誰もが日々の業務の中で操作を覚えることができるのは、運用の効率化につながりました

SBIカード株式会社様
せーの様

アパレルECサイト運営

メール返信対応を一元管理できるので、オペレータ間での確認が不要になり作業効率がアップしました

せーの様
4,000社以上に選ばれています WEBCAS導入実績

※上記はロゴ掲載の許可をいただいた一部のクライアント企業様です。

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エイジアでは、ベテランの専任担当者が、サポートデスクとしてWEBCASに関するご相談やご質問にお応えしております。

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